Contadores em alerta: erros comuns de digitação em documentos empresárias

Segundo estudo recente da Joyfill, cerca de 60% das empresas de serviços ainda dependem de acervos físicos em papel, evidenciando uma falta de maturidade digital. Esse cenário se agrava com a ausência de planejamento e de cuidados com a conformidade legal, a segurança da informação e a integridade dos dados.

Especialistas apontam que, para os contadores, o tema é ainda mais crítico, já que sua atividade envolve documentos fiscais, trabalhistas e sensíveis, que exigem rastreabilidade e proteção. Neste artigo, mostramos os principais erros na digitalização de documentos e como evitá-los para garantir eficiência e segurança para você e seus clientes.

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A importância da digitalização estratégica

A digitalização não é simplesmente escanear papéis. Trata-se de um processo estruturado, com objetivos claros e etapas bem definidas para garantir que os arquivos digitais sejam confiáveis, acessíveis e aceitos legalmente.

Segundo Marcelo Araújo, diretor da eBox Digital, muitas empresas ainda iniciam a digitalização de forma improvisada, sem mapear corretamente os documentos, priorizar os arquivos mais críticos ou definir o destino dos papéis físicos após o escaneamento. Essa falta de planejamento prejudica a eficiência e gera riscos jurídicos.

“Digitalizar não é apenas passar um documento no scanner. É um projeto que exige estratégia, padronização e visão de longo prazo”, reforça Araújo.

Principais erros na digitalização empresarial

Para evitar armadilhas, é fundamental conhecer os deslizes mais comuns e implementar boas práticas desde o início. Confira os mais frequentes:

Falta de planejamento e governança documental

Sem um plano estruturado, a digitalização pode se tornar um processo caótico e ineficiente. É necessário identificar os tipos de documentos, criar categorias, definir critérios de prioridade e estipular onde e como os arquivos físicos serão guardados ou descartados.

Escolha errada do formato dos arquivos

Muitas empresas armazenam documentos em formatos como JPEG ou PNG, que são ineficazes para fins corporativos, pois dificultam buscas e ocupam muito espaço. O recomendado é utilizar formatos como PDF/A, ideal para armazenamento de longo prazo, com possibilidade de busca por texto e validação jurídica.

Falta de controle de acesso

Permitir que qualquer pessoa acesse informações sensíveis aumenta o risco de fraudes ou vazamentos. É fundamental implementar políticas claras de autenticação e permissão, garantindo que apenas profissionais autorizados possam consultar determinados documentos.

Desrespeito às normas legais

A digitalização de documentos deve seguir a legislação vigente, como a Resolução 232 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e o Decreto 10.278/2020, que dão validade jurídica ao documento digitalizado. Ignorar esses requisitos pode tornar os arquivos inválidos em auditorias ou processos judiciais.

Ausência de backup

Outro erro comum é não realizar cópias de segurança. A perda de documentos digitais por falhas técnicas pode ser tão prejudicial quanto a perda de papéis físicos. Por isso, é indispensável manter backups seguros em servidores confiáveis ou na nuvem.

Por que a digitalização é essencial para contadores?

Para os contadores, a digitalização bem-feita não é apenas uma questão de eficiência: é uma necessidade profissional. A atividade contábil lida com dados confidenciais, obrigações legais e prazos rigorosos, o que exige agilidade, rastreabilidade e integridade das informações.

A adoção de práticas adequadas — como formatos corretos, políticas de acesso e backup — ajuda a transformar a gestão documental em uma aliada estratégica, contribuindo para decisões mais rápidas, atendimento de qualidade e maior competitividade no mercado.

Como evitar falhas no processo

Para implementar uma digitalização segura e eficiente, Marcelo Araújo recomenda contar com empresas especializadas, que ofereçam soluções completas e certificadas, desde a coleta dos documentos até a digitalização, classificação e guarda digital conforme as normas técnicas.

“Estamos falando não só de uma tendência, mas também de uma necessidade estratégica para quem deseja se manter competitivo e seguro no mercado atual”, enfatiza Araújo.

A digitalização, quando feita corretamente, reduz custos operacionais, aumenta a confiabilidade das informações e melhora o desempenho organizacional.

Vantagens da digitalização bem executada

• Redução do espaço físico e custos com armazenamento de papel.
• Acesso rápido e fácil aos documentos.
• Maior segurança contra perda, roubo ou deterioração dos arquivos.
• Cumprimento das normas legais e maior proteção em auditorias.
• Agilidade nos processos internos e no atendimento aos clientes.

Com informações de: Contábeis