Mudanças nas regras para abrir empresas: saiba o que é necessário agora

A medida, instituída pela Nota Técnica nº 181/2025, integra a reforma tributária em curso e faz parte da modernização da Rede Nacional para a Simplificação do Registro e da Legalização de Empresas e Negócios (Redesim). A exigência marca uma transformação estrutural no cadastro de novos negócios e promete impactar diretamente o ambiente empreendedor.

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O que muda na prática

Anteriormente, os empreendedores podiam definir o regime tributário até 60 dias após a formalização do CNPJ. Com a nova regra, essa decisão precisa ser tomada antes mesmo da emissão do número do cadastro, no início do processo de abertura.

A medida exige que o empresário, ou seu contador, avalie já no primeiro momento a melhor forma de tributação. Essa escolha impacta diretamente a carga tributária, o planejamento financeiro e a estrutura operacional do negócio.

Regimes disponíveis

Ao iniciar o processo de abertura, o empreendedor deverá optar entre:

• Simples Nacional: voltado para micro e pequenas empresas, com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões, oferecendo alíquotas unificadas e simplificadas.
• Lucro Presumido: recomendado para empresas com receita anual de até R$ 78 milhões. O lucro tributável é estimado com base em percentuais fixos.
• Lucro Real: regime mais complexo, obrigatório para algumas atividades e empresas com receita elevada. Exige apuração contábil detalhada.

Conexão com a reforma tributária e a Redesim

A mudança está inserida em um contexto mais amplo de reestruturação do sistema tributário brasileiro. A escolha antecipada do regime faz parte da implementação de um novo sistema de Administração Tributária, que busca integrar de forma inteligente os dados do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) com os fiscos estaduais, distrital e municipais.

Unificação de cadastros e simplificação

A proposta da Redesim é unificar todos os órgãos envolvidos na legalização de empresas, desde as Juntas Comerciais, cartórios, Receita Federal, secretarias estaduais e prefeituras. Essa integração facilita o fluxo de informações, evita duplicidades e reduz etapas no processo de abertura.

No entanto, ao exigir uma decisão tributária já na primeira etapa, a nova norma gera desafios adicionais, especialmente para pequenos empreendedores e sistemas de registro que precisam ser atualizados com urgência.

Reações e preocupações do setor

Apesar do objetivo de promover maior segurança jurídica e planejamento fiscal, a medida foi recebida com ressalvas por órgãos ligados ao registro mercantil. Representantes da Redesim Conectada, rede que congrega Juntas Comerciais e cartórios, manifestaram preocupação com o impacto da Nota Técnica nº 181/2025.

Críticas dos registradores

Segundo a Redesim Conectada, a exigência pode provocar:

• Aumento da burocracia
• Retrabalho para empreendedores e contadores
• Insegurança jurídica
• Riscos de erro na escolha do regime tributário
• Incompatibilidade técnica nos sistemas locais

O curto prazo para adaptação dos sistemas — menos de um mês entre a publicação e a vigência da norma — também é alvo de críticas. As Juntas Comerciais precisam revisar processos, atualizar formulários digitais, testar integração com a Receita Federal e garantir que as informações trafeguem corretamente entre as plataformas.

Impacto sobre a simplificação

Entidades como o SindilojasRio e o CDLRio, que representam o comércio no Rio de Janeiro, também se pronunciaram. Para essas instituições, a medida coloca em risco os avanços alcançados com a Redesim, como a redução do tempo de abertura de empresas, hoje possível em até dois dias em diversos estados.

Os representantes alertam que a antecipação da escolha tributária, embora útil para padronização, pode ter efeito contrário à simplificação buscada pela própria reforma.

MEI está fora da mudança

A nova regra não se aplica aos Microempreendedores Individuais (MEI). O MEI já possui um regime tributário exclusivo, com enquadramento automático no Simples Nacional. Por isso, a abertura desse tipo de empresa permanece rápida e simplificada, sem a necessidade de escolhas tributárias complexas.

Análise: benefício ou obstáculo?

A obrigatoriedade de indicar o regime tributário desde o início tem pontos positivos. Permite melhor integração entre sistemas, planejamento fiscal mais consistente e maior transparência. No entanto, para que a medida seja eficaz, é necessário garantir suporte técnico adequado e tempo de adaptação realista para todos os órgãos envolvidos.

Visão dos contadores

Contadores, que são responsáveis por orientar os empreendedores nesse processo, destacam que a escolha equivocada do regime pode trazer prejuízos significativos. Uma empresa que opte por Lucro Real quando poderia se beneficiar do Simples Nacional, por exemplo, pagará mais impostos desnecessariamente.

Além disso, o processo de mudança de regime, caso a empresa precise corrigir a decisão, envolve burocracia e só pode ser feito no início do ano fiscal seguinte, gerando limitações ao longo do primeiro ano de operação.

O que o empreendedor precisa fazer agora

1. Planejamento tributário antecipado

Antes de iniciar o processo de abertura de CNPJ, é fundamental buscar assessoria contábil para analisar o perfil do negócio, as projeções de receita e os custos operacionais. O enquadramento tributário deve ser feito com base em dados e estimativas reais.

2. Consulta ao contador

A participação de um contador no processo é mais importante do que nunca. Mesmo negócios pequenos, que antes conseguiam se registrar com agilidade por meio de plataformas digitais, agora precisarão de análise especializada para evitar equívocos.

3. Atenção à documentação

Como o regime deve ser informado na etapa inicial, qualquer erro pode atrasar o registro. É recomendável reunir todos os dados necessários, definir atividade econômica (CNAE) com precisão e preparar previamente a documentação de constituição da empresa.

Caminhos para aprimorar a medida

Revisão do prazo de vigência

Diante da repercussão, há expectativa de que a Receita Federal revise os prazos de implementação da Nota Técnica nº 181/2025, permitindo que os sistemas sejam atualizados com segurança.

Capacitação e orientações

A disponibilização de material explicativo, tutoriais, webinars e canais de dúvidas para contadores, empresários e órgãos de registro é essencial para garantir que a medida atinja seus objetivos sem gerar insegurança.

Avaliação de impacto

Especialistas defendem que seja feita uma avaliação contínua dos impactos práticos da mudança, com possibilidade de ajustes, especialmente em estados com menor capacidade tecnológica para integrar os sistemas.

Conclusão

A exigência de definição do regime tributário na abertura do CNPJ representa um novo paradigma na formalização de empresas no Brasil. Embora faça parte de uma agenda de modernização e padronização, a medida requer adaptação urgente de sistemas, qualificação de profissionais e suporte técnico contínuo.

Empreendedores devem redobrar os cuidados ao iniciar seus negócios, buscando orientação especializada para garantir que a decisão tributária seja tomada de forma estratégica e sem comprometer a saúde financeira da empresa logo no início de sua jornada.