Uma empresa que precisa comprovar sua regularidade fiscal em uma licitação pode ter dívidas em duas etapas diferentes de cobrança: algumas ainda são administradas pela Secretaria da Fazenda; outras já foram inscritas em dívida ativa e estão sob responsabilidade da Procuradoria Geral do Estado. Em São Paulo, a nova Certidão Única de Débitos reúne essas verificações em um documento.
A mudança interessa também a pessoas físicas que precisem apresentar uma certidão estadual. A emissão será gratuita e eletrônica, pelo Portal Sistema de Débitos (SIDEB). Mas o nome “certidão única” pede uma atenção: ela comprova a situação perante o Estado de São Paulo, sem substituir certidões federais ou municipais.
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O que é a certidão única de débitos?
É o documento usado para comprovar a regularidade fiscal do contribuinte perante dois órgãos estaduais ao mesmo tempo:
- Secretaria da Fazenda e Planejamento (Sefaz-SP): administra os créditos tributários estaduais;
- Procuradoria Geral do Estado (PGE-SP): administra os créditos inscritos em dívida ativa, inclusive os de natureza não tributária abrangidos pela resolução.
A dívida ativa é o registro feito pelo poder público para cobrar formalmente um valor devido. Assim, uma pendência pode aparecer na consulta da Sefaz-SP ou, depois da inscrição, nos registros da PGE-SP. A certidão unificada permite verificar essas duas situações na mesma emissão.
A medida foi regulamentada pela Resolução Conjunta SFP-PGE nº 1/2026, publicada em 14 de setembro. A unificação vinha sendo preparada pelo Estado desde antes: um decreto de 2021 previu trabalho conjunto entre os órgãos para reunir certidões de débitos inscritos e não inscritos em dívida ativa.
Quando a nova regra começa a valer?
A resolução estabelece que sua vigência começa 30 dias após a publicação de 14 de setembro de 2026. Pela contagem desse prazo, a data é 14 de outubro de 2026. É por isso que o contribuinte deve conferir a data indicada no portal oficial antes de depender da nova certidão para cumprir um prazo.
Certidões individuais emitidas pela Sefaz-SP ou pela PGE-SP antes da publicação da nova resolução continuam válidas até a data de vencimento impressa nelas. Quem já tem um documento em mãos deve verificar essa validade antes de solicitar outro.
Quem pode emitir e quanto custa?
A norma assegura a emissão pela internet a qualquer interessado, sem cobrança de taxa. Pessoas físicas e jurídicas podem obter a certidão conforme sua situação fiscal. Para empresas, a consulta considera o CNPJ base, abrangendo matriz e filiais no mesmo documento.
Isso pode simplificar, por exemplo, a documentação de uma rede paulista com mais de um estabelecimento que precise comprovar regularidade estadual. Ainda assim, o responsável deve conferir se o edital, contrato ou procedimento em questão exige outras certidões além da estadual.
Qual certidão será emitida se houver uma dívida?
A presença de um débito não impede automaticamente a comprovação de regularidade. O resultado depende da situação desse valor nos sistemas estaduais.
Certidão negativa de débitos
A CND é emitida quando não há, em nome do contribuinte, pendências relativas a débitos tributários estaduais vencidos na Sefaz-SP nem inscrições em dívida ativa na PGE-SP, conforme os critérios da resolução.
Certidão positiva com efeitos de negativa
A CPEN indica que existe débito registrado, mas que sua condição permite à certidão produzir os mesmos efeitos de uma negativa. Isso pode ocorrer, conforme o caso, quando a cobrança está suspensa, o débito ainda não venceu ou há uma decisão judicial ou garantia que autorize a emissão.
Pense em uma empresa que discute judicialmente um tributo e obteve decisão suspendendo sua cobrança. A dívida pode continuar registrada, mas a situação jurídica dela pode permitir uma CPEN. O sistema e a documentação de cada caso é que definirão a emissão.
Como solicitar a certidão pela internet?
O canal indicado na resolução é o Portal SIDEB, da Fazenda de São Paulo. A página oficial informa que o sistema funciona em dias úteis, das 6h às 21h, no horário de Brasília.
Para solicitar, o contribuinte deve:
- Acessar o Portal SIDEB;
- identificar a pessoa física ou jurídica para a qual precisa da certidão;
- seguir as instruções de emissão apresentadas pelo sistema;
- conferir os dados, a validade e o código de controle no documento gerado.
A resolução prevê emissão exclusivamente pelo sistema eletrônico. A autenticidade e a validade da certidão também precisam ser confirmadas no portal, cuidado especialmente útil para quem recebe o documento de outra pessoa ou empresa.
O que fazer se aparecer uma pendência?
O primeiro passo é identificar qual débito impede a emissão e se ele pertence aos registros da Sefaz-SP ou da PGE-SP. Quando as informações disponíveis não forem suficientes para emitir a certidão, a norma permite consultar o Relatório de Pendências Fiscais no SIDEB, mediante acesso identificado. Para pessoa jurídica, há exigências específicas de certificado digital e-CNPJ ou de poderes de representação registrados no cadastro estadual.
Uma pendência pode exigir pagamento ou regularização. Também pode haver uma situação que já autorize a certidão, mas que ainda não esteja corretamente anotada no sistema — como uma decisão que suspendeu a cobrança. Nesses casos, a resolução permite apresentar um pedido de correção para cada pendência, com a indicação do processo judicial ou administrativo pertinente.
A resposta ao pedido é enviada ao endereço eletrônico informado no portal. Se houver indeferimento, a norma prevê recurso pelo SIDEB em 15 dias. Por isso, vale guardar os comprovantes e acompanhar o e-mail cadastrado, sobretudo quando a certidão for necessária para uma licitação ou outro procedimento com data marcada.
Por quanto tempo a certidão vale?
A validade geral é de 90 dias contados da emissão. Para contribuintes inscritos no Cadastro Fiscal Positivo, a resolução prevê prazo de 180 dias. A data exata de vencimento aparece no próprio documento.
Na prática, quem precisa apresentar a certidão deve fazer duas conferências antes de enviá-la: verificar se ela ainda está válida e confirmar seu código de controle no portal oficial. Se a emissão for impedida, consultar a pendência com antecedência dá tempo para corrigir dados ou reunir a documentação necessária.
Perguntas frequentes
A certidão única de São Paulo substitui a certidão da Receita Federal?
Não. A nova certidão reúne informações administradas pela Sefaz-SP e pela PGE-SP. Se um procedimento também exigir comprovação de regularidade perante a União, será necessário apresentar a documentação federal correspondente.
A emissão da certidão única é paga?
Não. A Resolução Conjunta SFP-PGE nº 1/2026 assegura a emissão eletrônica sem cobrança de taxa.
Uma empresa precisa emitir uma certidão para cada filial?
Pela nova regra, a certidão de pessoa jurídica considera o CNPJ base e abrange matriz e filiais. Confira os dados apresentados no documento antes de utilizá-lo.
Quem tem débito pode conseguir a certidão?
Pode, dependendo da situação da dívida. Quando a legislação permitir, o sistema poderá emitir uma certidão positiva com efeitos de negativa, que serve para comprovar regularidade fiscal nos mesmos termos da certidão negativa.