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Como fazer mapeamento de processos financeiros na prática

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Saber como fazer mapeamento de processos financeiros é imprescindível para que um negócio tenha sucesso. Afinal, a área de finanças é considerada o coração da empresa.

Além disso, este tipo de mapeamento é uma estratégia que tem por objetivo proteger as finanças do negócio. Logo, se bem gerenciado é possível evitar desperdício de recursos e de tempo, bem como aumentar a competitividade da empresa.

Agora que já sabe a importância deste procedimento, veja abaixo como fazer mapeamento de processos financeiros na prática para aplicar na sua empresa!

Como fazer mapeamento de processos financeiros na prática?

 

Identifique os processos financeiros do seu negócio

O primeiro passo é listar todas as tarefas do departamento financeiro. Em seguida, você precisa descrever os processos que devem ser executados para que cada tarefa seja concluída. Por exemplo, na função de contas a pagar alguns processos são:

  • Folha de pagamento;
  • Conferência de pedidos;
  • Conferência de notas fiscais;
  • Pagamento de fornecedores;
  • Comprovante de pagamentos;
  • Fluxo de caixa.

Além de agilizar algumas tarefas, com esta identificação será mais fácil padronizar os processos para que os colaboradores os realizem de maneira correta.

Determine quem será responsável por cada processo

A próxima etapa é determinar quem serão os responsáveis por cada passo do mapeamento. Para facilitar faça um manual completo para os colaboradores que são encarregados pelas atividades financeiras.

Cada profissional precisa entender exatamente quais são suas atribuições. Além é claro, saber os períodos de execução de cada tarefa.

Por exemplo, conforme a necessidade da sua empresa, quais tarefas devem ser entregues diariamente, dentro de uma semana ou de um mês.

Monte um fluxo de processo financeiro

Para colocar o mapeamento de processos do setor de finanças em prática, é necessário expor em forma gráfica o passo a passo das rotinas. Assim como, o nome de cada pessoa responsável pelos processos.

Um fluxograma online serve para facilitar a vida dos colaboradores. Pois, com um simples passar de olhos sobre a imagem todos saberão o que precisa ser realizado, por quem, em que período e de que maneira.

Outro ponto importante é que quando o fluxo faz com que todos entendam de forma clara e objetiva os processos da empresa, consequentemente, aumenta a produtividade da equipe.

Lembre-se que o fluxo de processo deve estar disponível para todos os profissionais. Então, dê preferência para um fluxograma online, intuitivo e simples.

Utilize um software de gestão financeira

Um software para gestão financeira pode ser um bom aliado para dar agilidade para as tarefas. Afinal, alguns processos, em especial os repetitivos, podem tomar muito tempo, que poderia ser gasto em funções mais estratégicas.

Além disso, ao integrar processos e automatizar atividades, sua equipe reduzirá os riscos de falha e o descumprimento dos prazos.

Um software para gestão financeira também é um auxílio que fará com que a equipe apresente resultados mais produtivos. Assim, será possível melhorar o setor.

Faça análise dos resultados com frequência

De nada adianta colocar o mapeamento de processos em prática se você não mensurar os resultados. Portanto, durante períodos diferentes, é necessário analisar os resultados que o departamento de finanças gerou.

Por mais que tudo esteja conforme o planejado é comum que em determinados processos existam algumas falhas. Então, caso as identifique chame a equipe para fazer os devidos reajustes.

Não se esqueça também que as mudanças são constantes, por isso fique atento para aprimorar continuamente o mapeamento do seu negócio.

Enfim, com um bom mapeamento de processos financeiros você será capaz de reduzir erros e retrabalhos, além de gerar mais agilidade e produtividade para a empresa. Sem falar que os profissionais do setor se sentirão motivados ao eliminar tarefas desnecessárias e executar as demais de forma mais simples.

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