Qual é a importância de guardar os documentos após a entrega do IR?

Para saber mais a respeito, continue a leitura deste artigo e entenda porque isso é tão importante. Confira!

Qual é a importância de guardar os documentos após a entrega do IR?

Todo ano, uma grande parte dos brasileiros fica obrigado a fazer a entrega da declaração do imposto de renda. Ela serve como um balizador para a Receita Federal conhecer a evolução patrimonial de cada um, evitando crimes como enriquecimento ilícito e lavagem de dinheiro, por exemplo.

Para quem tem a vida em ordem, não há o que temer. No entanto, por um procedimento normal, a Receita pode convocar o contribuinte para prestar maiores informações a respeito de sua declaração. Nesse momento, pode ser necessário comprovar por meio de documentos alguma (ou todas) as informações prestadas.

É nesse momento que guardar os documentos do IR se mostrará mais útil e necessário. Dependendo do que a Receita quer saber, será preciso apresentar provas. E em muitos desses casos isso só é possível por meio da apresentação dos documentos que comprovem tais informações.

Quais são os documentos que devem ser guardados após a entrega da declaração do imposto de renda?

Via de regra, todos os comprovantes usados para fazer a declaração devem ser guardados. No entanto, essa afirmação pode ser um tanto quanto genérica e faz mais sentido indicar quais são os documentos mais importantes e que não podem faltar nessa lista.

Um bom exemplo são os informes de rendimentos fornecidos por empregadores e por instituições financeiras. O primeiro indica qual foi o pagamento recebido como funcionário CLT, por exemplo, enquanto o informe das instituições financeiras demostra as aplicações e seus rendimentos, bem como o imposto pago sobre eles.

Além disso, também é importante guardar os comprovantes relacionados ao INSS. Nesse sentido, existem os documentos de recebimentos de pensões e aposentadorias. Também é importante lembrar de armazenar as contribuições pagas à previdência oficial relativos aos empregados domésticos, caso tenha havido esse tipo de contratação.

Outro item relevante são os recibos das receitas dedutíveis. Estamos falando dos gastos com saúde e educação, tanto do titular da declaração como dos possíveis dependentes. Comprovantes relativos a imóveis também são importantes, como recebimentos de aluguéis e eventuais reformas.

Por fim, os documentos relativos a eventuais ganhos de capital, como na compra e venda de algum bem, também devem ser guardados. Os comprovantes de pagamentos dessa alienação na forma de DARF precisam ser arquivados, bem como a declaração do imposto de renda em si e o recibo referente a ela.

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Por quanto tempo os documentos precisam ficar guardados?

Essa é uma pergunta bastante recorrente quando o assunto é guardar os documentos do IR que comprovem as informações apresentadas na declaração. A base para responder a esse questionamento vem no prazo que a Receita pode convocar o contribuinte a prestar esclarecimentos.

Esse prazo é fixado em cinco anos, contados a partir do ano seguinte à entrega da declaração em questão. Dessa forma, isso quer dizer que, na prática, é preciso guardar os documentos por 6 anos, pelo menos. 

No entanto, por vezes, a Receita revisa algumas declarações no final do prazo de cinco anos e pode ser, sim, que ela chame alguém para “conversar”. Assim, no final das contas o mais seguro é manter os documentos guardados pelo prazo de sete anos. Por mais longo que possa parecer, esse é o prazo mais seguro para o contribuinte.

De que forma os documentos podem ser guardados com a devida segurança?

Com um período tão grande para guardar os documentos, surge a dúvida natural de como garantir a segurança e a preservação dos comprovantes. Afinal de contas, quando falamos de materiais de papel, é comum que o passar do tempo cause sua degradação. E ainda existe o sério risco de perder tais documentos. 

Sendo assim, é mais do que necessário se precaver contra eventuais acidentes, como molhar os documentos. Para isso, é recomendável guardar todos os papéis em locais seguros e de fácil acesso. Como a declaração precisa ser feita todo ano, o ideal é ter uma espécie de arquivo com os comprovantes sendo guardados por ano que foram declarados.

Existe ainda uma ótima alternativa contra os acidentes que podem ocorrer por conta do estado natural das coisas: é a virtualização dos documentos, também chamada de digitalização. Ao ter uma cópia digital dos comprovantes, uma camada extra de proteção é colocada sobre os documentos, possibilitando sua guarda por mais tempo.

E mesmo digitalizando, existe o risco de perdê-los. Afinal de contas, se as cópias forem guardadas em um computador e ele sofrer algum dano, os arquivos digitais se perderão. 

Por isso, o mais indicado é fazer a virtualização dos documentos após sua digitalização. Isso quer dizer que eles podem ser colocados na nuvem, como forma de anexos de e-mails, por exemplo. Isso garante que mesmo que a máquina física do computador tenha problemas, os arquivos estarão acessíveis.

O que pode acontecer se eu não guardar os documentos?

Quando um contribuinte é chamado pela Receita Federal, geralmente é porque ela entende que seja necessário algum tipo de esclarecimento adicional. Isso pode se dar por meio de uma simples correspondência ou então se o contribuinte cair na malha fina.

Nesse momento, é preciso que haja a explicação de onde vieram as informações prestadas, pois é provável que tenha havido uma inconsistência de informações na base da Receita Federal. Isso ocorre porque o dado prestado pelo contribuinte é diferente da fonte pagadora ou recebedora.

Caso não haja explicação por meio da documentação que comprove tudo que foi informado na declaração original, a situação pode se complicar muito, com aplicação de multas, por exemplo. No entanto, se tudo for comprovado com os documentos certos, não haverá nada o que temer.

Entender qual é a importância de guardar os documentos após a entrega do IR é fundamental para se precaver de algum problema futuro. Com a documentação devidamente guardada, o contribuinte pode apresentá-la quando for necessário e ficar sempre em dia com a Receita Federal.

Imagem: chayanuphol/Shutterstock.com

(Com Ronaldo Araújo)