Microempresas e empresas de pequeno porte que prestam serviços e são optantes pelo Simples Nacional precisam se preparar para uma mudança importante na emissão de notas fiscais. A partir de 1º de novembro de 2026, esses negócios deverão utilizar o Emissor Nacional da Nota Fiscal de Serviço eletrônica, a NFS-e.
A exigência começaria em 1º de setembro, mas foi adiada por dois meses pela Resolução CGSN nº 191/2026. O novo prazo oferece um período adicional para revisar cadastros, testar sistemas e treinar as pessoas responsáveis pela emissão das notas.
A mudança não significa aumento imediato de impostos nem entrada antecipada das regras do IBS e da CBS para o Simples Nacional. Até o fim de 2026, as empresas continuarão submetidas às normas atuais do regime simplificado. O que muda em novembro é principalmente o sistema utilizado para emitir a NFS-e.
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O que muda na emissão da NFS-e?
Atualmente, muitas empresas prestadoras de serviços utilizam os sistemas disponibilizados pelas prefeituras. Como cada município pode ter sua própria plataforma, empresas que atendem em diferentes localidades encontram procedimentos, cadastros e modelos variados.
Com a nova obrigação, as microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional deverão emitir suas notas de serviço pelo padrão nacional.
A emissão poderá ser feita de duas maneiras:
- diretamente no Emissor Nacional da NFS-e;
- por um sistema de gestão integrado à plataforma nacional por API.
API é uma tecnologia que permite a comunicação automática entre dois sistemas. Nesse caso, o programa utilizado pela empresa envia os dados ao ambiente nacional e recebe a nota autorizada sem exigir que o usuário digite novamente todas as informações.
O objetivo do padrão nacional é reduzir diferenças entre municípios e facilitar o compartilhamento de dados fiscais. Para a empresa, a principal mudança prática será deixar o emissor municipal e adaptar sua rotina ao ambiente nacional.
Quem será obrigado a usar o Emissor Nacional?
A regra alcança as microempresas, conhecidas como ME, e as empresas de pequeno porte, chamadas de EPP, que sejam optantes pelo Simples Nacional e prestem serviços sujeitos à emissão de NFS-e.
Portanto, a obrigatoriedade está relacionada a três condições:
- a empresa deve ser ME ou EPP;
- deve estar enquadrada no Simples Nacional;
- deve realizar prestação de serviço que exija nota fiscal.
Empresas que trabalham exclusivamente com venda de mercadorias utilizam outros documentos fiscais, como a Nota Fiscal eletrônica, a NF-e, ou a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica, a NFC-e. Para elas, a nova regra da NFS-e não se aplica da mesma forma.
Negócios que vendem produtos e também prestam serviços podem precisar utilizar documentos diferentes para cada tipo de operação.
MEI já utiliza a NFS-e Nacional
A nova obrigação de novembro está direcionada às microempresas e empresas de pequeno porte. O microempreendedor individual, o MEI, já utiliza o padrão nacional para emitir notas de serviço desde setembro de 2023.
Apesar de MEI, ME e EPP integrarem o Simples Nacional, eles não devem ser confundidos. O MEI possui regras próprias, limite de faturamento específico e sistema simplificado de emissão.
A empresa deve confirmar seu enquadramento com o contador antes de iniciar qualquer alteração.
Por que o prazo foi adiado para novembro?
O Emissor Nacional se tornaria obrigatório para ME e EPP em 1º de setembro de 2026. A Resolução CGSN nº 191 transferiu a data para 1º de novembro.
A prorrogação oferece mais tempo para municípios, empresas de software, escritórios contábeis e contribuintes concluírem a adaptação tecnológica.
As prefeituras precisam atualizar seus canais de orientação e preparar a transição dos contribuintes. Já os fornecedores de sistemas devem ajustar a integração com o ambiente nacional e testar o envio das informações.
Para os pequenos negócios, o adiamento reduz o risco de iniciar a obrigação sem cadastros revisados ou sem saber como emitir a nova nota. Mesmo assim, deixar a preparação para os últimos dias pode causar dificuldades.
Como funciona a NFS-e Nacional?
A Nota Fiscal de Serviço eletrônica registra uma prestação de serviço. Ela reúne dados sobre o prestador, o cliente, a atividade realizada, o valor cobrado e os tributos relacionados à operação.
No sistema nacional, a emissão começa pela Declaração de Prestação de Serviço, chamada de DPS. Esse documento reúne as informações necessárias para gerar a NFS-e.
A empresa informa, entre outros dados:
- identificação do prestador;
- dados do cliente, quando exigidos;
- serviço realizado;
- valor cobrado;
- município relacionado à incidência do imposto;
- retenções tributárias, quando houver;
- código da atividade ou do serviço.
Depois do preenchimento, a DPS é transmitida e convertida em NFS-e. A nota recebe uma identificação e pode ser consultada no ambiente nacional.
As regras sobre quando uma nota precisa ser emitida, eventual retenção do ISS e local de recolhimento do imposto continuam dependendo da legislação tributária aplicável. A adoção de um emissor comum não elimina todas as particularidades municipais.
O que a empresa precisa fazer antes de 1º de novembro?
A adaptação deve começar pela identificação da rotina atual. A empresa precisa saber quem emite as notas, qual sistema é utilizado e quantos documentos são gerados por mês.
Confirme se o negócio está incluído na obrigação
O primeiro passo é conferir se a empresa está ativa no Simples Nacional e se a atividade exercida envolve prestação de serviços.
Também é necessário verificar se a empresa permanece classificada como ME ou EPP. Alterações no faturamento ou no regime tributário podem mudar a forma de cumprimento da obrigação.
Revise os cadastros
Erros cadastrais podem impedir ou atrasar a emissão. Antes de novembro, vale conferir:
- CNPJ e razão social;
- endereço do estabelecimento;
- inscrição municipal;
- atividades registradas;
- códigos dos serviços;
- dados dos clientes;
- alíquotas aplicáveis;
- informações sobre retenções.
Um cadastro desatualizado pode gerar uma nota incorreta, mesmo quando o sistema funciona normalmente.
Teste o acesso ao Emissor Nacional
A empresa que pretende emitir diretamente pela plataforma deve testar o acesso com antecedência. Também precisa definir quem ficará responsável pelas notas e quais credenciais serão utilizadas.
O responsável deve conhecer as opções de consulta, emissão e cancelamento. Se a empresa possui grande volume de documentos, a emissão manual pode não ser a alternativa mais eficiente.
Fale com o fornecedor do sistema
Quem utiliza um programa de gestão deve perguntar se a integração com o Emissor Nacional estará pronta antes de novembro.
É importante confirmar:
- data de liberação da atualização;
- necessidade de instalar uma nova versão;
- custo adicional;
- disponibilidade de ambiente de testes;
- importação dos cadastros existentes;
- tratamento de cancelamentos e substituições;
- armazenamento dos documentos emitidos.
A promessa de que o sistema será atualizado não substitui um teste real. A empresa deve simular a operação completa antes do início da obrigatoriedade.
O que acontece com o emissor da prefeitura?
Para as empresas alcançadas pela Resolução CGSN nº 191, a emissão deverá migrar para o Emissor Nacional a partir de 1º de novembro.
Isso não significa que todos os serviços municipais deixarão de existir. As prefeituras continuarão responsáveis por atividades ligadas ao Imposto Sobre Serviços, o ISS, como fiscalização, legislação local, cadastro municipal e outras obrigações.
O município também poderá manter plataformas para contribuintes que não estejam abrangidos pela obrigação nacional.
Por isso, a empresa não deve simplesmente abandonar o portal municipal. É necessário verificar se continuarão existindo declarações, guias ou procedimentos locais, especialmente para competências anteriores à mudança.
A mudança aumenta o valor do Simples Nacional?
A adoção da NFS-e Nacional não altera, sozinha, as alíquotas ou os limites do Simples Nacional. Entre 1º de novembro e 31 de dezembro de 2026, as ME e EPP continuarão observando as regras atuais do regime.
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS, continuará sendo calculado conforme o faturamento, a atividade e o anexo aplicável ao negócio.
A nota fiscal registra a operação. Já o DAS é o documento usado para recolher os tributos abrangidos pelo regime. Embora as informações estejam relacionadas, trocar o emissor não significa automaticamente pagar mais imposto.
Erros no preenchimento, entretanto, podem causar divergências. Informar um serviço incorreto, uma retenção indevida ou um município errado pode produzir problemas tributários e exigir correção posterior.
NFS-e Nacional, IBS e CBS começam na mesma data?
Não. Essa é uma das principais dúvidas provocadas pela mudança.
A obrigatoriedade da NFS-e Nacional começa em 1º de novembro de 2026. Já as disposições relativas ao IBS e à CBS para os optantes pelo Simples Nacional passam a produzir efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a regulamentação específica.
O cronograma pode ser resumido assim:
| Período | O que muda para ME e EPP do Simples |
|---|---|
| Até 31 de outubro de 2026 | Preparação e utilização do modelo atual aplicável |
| De 1º de novembro a 31 de dezembro de 2026 | Uso obrigatório do Emissor Nacional da NFS-e |
| A partir de 1º de janeiro de 2027 | Aplicação das regras de IBS e CBS destinadas ao Simples Nacional |
Entre novembro e dezembro, a empresa muda o ambiente de emissão, mas permanece sujeita às regras atuais do Simples Nacional.
A Receita Federal esclarece que a Resolução CGSN nº 191/2026 e o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026 devem ser interpretados de forma complementar. Um ato trata do uso do emissor; o outro organiza etapas relacionadas aos novos tributos.
O que são IBS e CBS?
A CBS é a Contribuição sobre Bens e Serviços, de competência federal. Ela substituirá tributos federais sobre o consumo, como PIS e Cofins, conforme o cronograma da reforma tributária.
O IBS é o Imposto sobre Bens e Serviços, administrado conjuntamente por estados e municípios. Ele substituirá gradualmente o ICMS estadual e o ISS municipal.
Os dois tributos fazem parte do novo sistema criado pela reforma tributária do consumo. Embora sigam uma estrutura semelhante, possuem administrações diferentes.
Para as empresas do Simples Nacional, a regulamentação prevê tratamento específico. Por isso, o empresário não deve aplicar por conta própria regras destinadas a empresas de outros regimes.
O que pode acontecer se a empresa não se adaptar?
A partir da obrigatoriedade, continuar emitindo documentos no sistema inadequado pode causar rejeição, falta de validade fiscal ou descumprimento de obrigação acessória.
Obrigação acessória é o dever de fornecer informações ao Fisco, como emitir notas e entregar declarações. Mesmo quando o imposto é pago corretamente, o descumprimento dessas tarefas pode gerar notificações ou penalidades.
Os efeitos concretos dependem da legislação aplicável e das regras do município. Entre os possíveis problemas estão:
- impossibilidade de concluir a emissão;
- atraso no faturamento;
- dificuldade para receber do cliente;
- necessidade de cancelar ou substituir documentos;
- divergência entre receita declarada e notas emitidas;
- aplicação de multas;
- perda de contratos que exigem nota regular.
Uma empresa que presta serviços para outra organização, por exemplo, pode ter o pagamento suspenso até apresentar uma nota válida. A adaptação tecnológica, portanto, também protege o fluxo de caixa.
Como os escritórios contábeis podem preparar os clientes?
Escritórios de contabilidade devem separar os clientes por perfil. A prioridade pode ser dada às empresas que emitem muitas notas, utilizam integração automática ou possuem cadastros complexos.
Uma organização prática pode incluir:
- listar as ME e EPP prestadoras de serviços;
- identificar o emissor usado por cada cliente;
- confirmar o enquadramento no Simples Nacional;
- revisar códigos e cadastros;
- conversar com fornecedores de software;
- definir responsáveis pelos testes;
- preparar orientações simples para os clientes;
- acompanhar os primeiros documentos emitidos.
Também é recomendável separar a comunicação em duas etapas. A primeira deve tratar da mudança do emissor em novembro. A segunda, das adaptações relacionadas ao IBS e à CBS em janeiro de 2027.
Misturar os dois assuntos pode levar o empresário a acreditar que haverá aumento imediato de tributos ou que todos os campos da reforma precisarão ser preenchidos já em novembro.
Qual deve ser o próximo passo da empresa?
O prazo adicional não deve ser entendido como motivo para adiar a preparação. Agosto e setembro podem ser usados para revisar cadastros e verificar a integração. Outubro deve ficar reservado para testes e correções.
Empresas que emitem poucas notas podem avaliar o uso direto do Emissor Nacional. Negócios com grande volume de documentos devem confirmar se o sistema de gestão conseguirá transmitir e armazenar as notas corretamente.
O ponto central é simples: a partir de 1º de novembro, ME e EPP prestadoras de serviços e optantes pelo Simples Nacional deverão estar prontas para utilizar a NFS-e Nacional. A mudança tributária ligada ao IBS e à CBS virá em uma etapa posterior, a partir de janeiro de 2027.
Perguntas frequentes sobre a NFS-e Nacional
Quando a NFS-e Nacional será obrigatória para ME e EPP?
A obrigatoriedade começará em 1º de novembro de 2026 para microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que prestem serviços sujeitos à emissão da nota.
O prazo não começaria em setembro?
Sim. A data anterior era 1º de setembro de 2026, mas a Resolução CGSN nº 191/2026 prorrogou o início da obrigação para 1º de novembro.
Toda empresa do Simples Nacional será afetada?
A regra alcança ME e EPP prestadoras de serviços sujeitas à emissão de NFS-e. Empresas que trabalham apenas com mercadorias utilizam outros documentos fiscais.
O MEI também precisa mudar em novembro?
O MEI prestador de serviços já utiliza o padrão nacional desde setembro de 2023. A nova obrigação tem como foco as ME e EPP do Simples Nacional.
A empresa poderá continuar usando seu sistema de gestão?
Sim, desde que o sistema esteja integrado ao Emissor Nacional. A empresa deve confirmar a compatibilidade com o fornecedor e realizar testes antes do prazo.
A NFS-e Nacional aumenta os impostos?
Não por si só. A mudança de novembro trata do sistema de emissão. Até 31 de dezembro de 2026, permanecem as regras atuais do Simples Nacional.
IBS e CBS deverão aparecer na nota em novembro?
Para os optantes pelo Simples Nacional, as disposições relacionadas ao IBS e à CBS passam a produzir efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a regulamentação aplicável.
O que fazer se o sistema não estiver pronto?
A empresa deve contatar o fornecedor imediatamente e avaliar a emissão direta pelo Emissor Nacional. Também é recomendável pedir orientação ao contador e ao atendimento tributário do município.