Mudança nas notas fiscais afeta empresas fora do Simples Nacional

A mudança faz parte do período de transição do novo modelo tributário aprovado pela Emenda Constitucional 132/2023. O objetivo neste primeiro momento não é aumentar a carga de impostos nem criar uma cobrança imediata para consumidores, mas preparar sistemas, empresas e órgãos públicos para a implantação definitiva do novo modelo.

Durante a fase inicial, as notas fiscais deverão apresentar uma alíquota de teste de 1%, formada por 0,9% de CBS e 0,1% de IBS. Apesar da informação obrigatória nos documentos, as empresas que cumprirem corretamente as regras de emissão ficarão dispensadas do recolhimento desses valores no período experimental.

A adaptação representa uma das maiores mudanças já realizadas no sistema tributário brasileiro e exige ajustes em softwares de gestão, emissão fiscal, contabilidade e processos internos das empresas.

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Quem precisa emitir notas fiscais adaptadas à reforma tributária

A primeira etapa da mudança alcança principalmente empresas enquadradas no regime regular de tributação, especialmente aquelas que estão nos regimes de lucro real e lucro presumido.

Essas empresas precisam atualizar seus sistemas para incluir as informações relacionadas aos novos tributos nos documentos fiscais eletrônicos.

Um ponto importante é que o critério não depende apenas do faturamento anual. Uma empresa que tenha receita abaixo de determinado limite, mas não esteja enquadrada no Simples Nacional, também poderá ser obrigada a seguir as novas regras.

Já os negócios optantes pelo Simples Nacional continuam, neste primeiro momento, utilizando os modelos atuais de emissão fiscal. A adaptação específica para microempresas e empresas de pequeno porte está prevista para uma etapa posterior.

O Simples Nacional continua permitido para empresas com receita bruta anual de até R$ 4,8 milhões, conforme as regras atuais do regime simplificado.

Empresas do Simples Nacional terão mudança em 2027

Os pequenos negócios enquadrados no Simples Nacional não entram imediatamente nessa primeira fase da reforma tributária.

A previsão é que essas empresas passem a utilizar o novo padrão de documentos fiscais a partir de janeiro de 2027.

Até lá, microempreendedores individuais (MEIs) e empresas do Simples continuam emitindo notas pelos sistemas já utilizados atualmente.

O novo modelo de documento fiscal destinado a esses contribuintes deverá ser divulgado previamente pelos órgãos responsáveis, permitindo que empresas e plataformas de emissão tenham tempo para realizar as adequações necessárias.

Mudança nas notas fiscais não significa aumento imediato de impostos

Uma das principais dúvidas dos empresários e consumidores é se a inclusão da CBS e do IBS nas notas fiscais representa uma cobrança nova.

Neste primeiro momento, a resposta é não.

A fase iniciada em 2026 funciona como uma etapa de testes. As informações registradas nas notas fiscais serão utilizadas para validar sistemas, ajustar procedimentos e preparar a transição tributária.

A Receita Federal informou que empresas que emitirem os documentos corretamente não precisarão recolher os valores correspondentes à alíquota experimental.

Na prática, o consumidor não deve interpretar a presença dos novos campos como um aumento automático no preço dos produtos ou serviços.

A cobrança efetiva dos novos tributos ocorrerá conforme o cronograma oficial de implantação da reforma.

Quais documentos fiscais terão mudanças?

A atualização alcança diferentes tipos de documentos eletrônicos utilizados diariamente pelas empresas.

Entre os documentos incluídos nessa primeira etapa estão:

• Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
• Documentos fiscais relacionados ao setor de energia elétrica;
• Documentos utilizados no transporte de cargas, passageiros e valores.

Esses documentos passarão a apresentar campos próprios para identificação da CBS e do IBS, permitindo que os sistemas tributários acompanhem a evolução da substituição dos impostos atuais.

A alteração exige atenção principalmente de empresas que utilizam sistemas próprios de emissão fiscal ou softwares integrados com estoque, vendas e contabilidade.

Notas de serviço terão calendário diferente

Nem todos os documentos fiscais entram simultaneamente na primeira etapa.

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e), utilizada por grande parte dos prestadores de serviços, terá um cronograma específico e está prevista para uma fase posterior.

Também haverá mudanças graduais em documentos relacionados a setores como:

• Fornecimento de água;
• Distribuição de gás;
• Operações imobiliárias;
• Condomínios;
• Determinadas atividades envolvendo plataformas digitais.

A implementação por etapas foi planejada para reduzir impactos operacionais e permitir que diferentes setores adaptem seus sistemas conforme suas características.

Notas sem os novos campos serão rejeitadas?

Durante o início da fase de adaptação, os órgãos responsáveis decidiram flexibilizar a fiscalização eletrônica.

Receita Federal e Comitê Gestor do IBS estabeleceram que os documentos fiscais sem os novos campos não serão automaticamente rejeitados nesse primeiro momento.

Isso significa que uma empresa que ainda não concluiu completamente a atualização poderá continuar emitindo notas fiscais e realizando suas operações.

No entanto, a obrigação de informar os novos dados permanece. A flexibilização tem caráter temporário e busca evitar interrupções nas atividades econômicas enquanto empresas finalizam seus ajustes.

Também está prevista a criação de programas de orientação e conformidade para ajudar contribuintes a corrigirem eventuais erros durante a fase inicial.

O que são CBS e IBS?

A reforma tributária criou dois novos tributos para substituir impostos existentes sobre o consumo.

A CBS, ou Contribuição sobre Bens e Serviços, será um tributo federal. Ela substituirá gradualmente o PIS e a Cofins, contribuições atualmente cobradas pela União.

Já o IBS, Imposto sobre Bens e Serviços, será administrado por estados e municípios. Ele substituirá progressivamente o ICMS, estadual, e o ISS, municipal.

O novo modelo segue o conceito de Imposto sobre Valor Agregado (IVA), adotado em diversos países. A proposta é reduzir a complexidade tributária e permitir maior transparência sobre os impostos incidentes nas operações.

Como será a transição da reforma tributária

A substituição dos tributos atuais ocorrerá de forma gradual.

O cronograma prevê diferentes etapas até a implantação completa do novo sistema.

A partir de 2027, ocorrerá a extinção da cobrança de PIS e Cofins, com avanço da CBS. Já a substituição do ICMS e do ISS pelo IBS acontecerá progressivamente entre 2029 e 2032.

A previsão é que o novo modelo esteja totalmente implementado em 2033.

Durante esse período, empresas precisarão conviver com regras antigas e novas simultaneamente, o que aumenta a importância de planejamento tributário e atualização tecnológica.

Como as empresas devem se preparar para a reforma tributária

A adaptação não envolve apenas mudar o layout da nota fiscal. Empresas precisarão revisar processos internos para evitar problemas durante a transição.

Entre as principais medidas recomendadas estão:

• Atualizar sistemas de emissão fiscal;
• Conversar com fornecedores de softwares de gestão;
• Capacitar equipes financeiras e contábeis;
• Revisar cadastros de produtos e serviços;
• Acompanhar novas regulamentações;
• Avaliar impactos sobre preços e contratos.

Empresas que anteciparem a preparação terão maior facilidade para lidar com o novo ambiente tributário.

A reforma representa uma mudança estrutural na forma como impostos sobre consumo serão calculados e registrados no Brasil.

Imagem: Reprodução/Seu Crédito Digital