Notas fiscais começam a exibir IBS e CBS nesta segunda-feira

A partir das novas regras, determinados documentos fiscais precisam apresentar informações relacionadas ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS). O objetivo é preparar empresas, sistemas e órgãos públicos para a substituição gradual dos tributos atuais que incidem sobre o consumo.

O novo modelo deverá substituir, ao longo do período de transição previsto até 2033, impostos como PIS, Cofins e IPI, de competência federal, além do ICMS, estadual, e ISS, municipal.

A principal mudança para o consumidor será a maior transparência. A nota fiscal passará a permitir uma visualização mais clara da carga tributária envolvida na compra de produtos e serviços.

Leia mais:

CBS e IBS: multas ficam suspensas no começo de 2026

O que são IBS e CBS e por que eles foram criados

O IBS e a CBS fazem parte do modelo conhecido como Imposto sobre Valor Agregado (IVA), adotado em diversos países.

A CBS será um tributo federal, substituindo principalmente PIS e Cofins. Já o IBS será administrado pelos estados e municípios, substituindo ICMS e ISS.

A proposta central do novo sistema é reduzir a chamada tributação em cascata, quando um imposto acaba incidindo várias vezes ao longo da cadeia produtiva.

No modelo atual, empresas enfrentam diferentes regras dependendo do setor, localização e tipo de operação. Essa complexidade aumenta custos administrativos e dificulta o planejamento tributário.

Com o novo sistema, a expectativa é criar uma lógica mais uniforme, baseada no aproveitamento de créditos tributários.

Como funciona o destaque dos novos tributos nas notas fiscais

A inclusão do IBS e da CBS nos documentos fiscais representa uma fase de adaptação para as empresas.

Neste primeiro momento, a informação dos novos tributos possui principalmente caráter de preparação operacional e fiscal. Ou seja, a empresa precisa adequar seus sistemas para emitir corretamente os documentos, mas a transição ocorrerá gradualmente até a substituição completa dos tributos atuais.

Os sistemas de emissão de notas precisam estar preparados para identificar informações como:

• classificação correta do produto ou serviço;
• natureza da operação realizada;
• local onde ocorre o consumo;
• regras tributárias aplicáveis;
• cálculo e preenchimento dos campos relacionados ao IBS e à CBS.

A mudança exige integração entre áreas fiscais, contábeis, comerciais e de tecnologia.

Quais empresas precisam se adaptar primeiro

A obrigatoriedade inicial alcança principalmente empresas enquadradas nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido.

Empresas do Simples Nacional terão um cronograma próprio e passarão a seguir as novas exigências conforme a regulamentação específica prevista para o período de transição.

Apesar de pequenas empresas geralmente possuírem uma estrutura fiscal mais simples, especialistas alertam que a adaptação também dependerá da atualização dos sistemas utilizados no dia a dia.

Muitos negócios acreditam que apenas o contador será responsável pela mudança, mas a reforma tributária exige ajustes internos.

O empresário precisará acompanhar alterações no sistema de gestão, cadastro de produtos, processos de venda e emissão de documentos.

Pequenas empresas podem enfrentar mais dificuldades

Um dos principais desafios da reforma tributária está relacionado às pequenas e médias empresas.

Grandes companhias normalmente possuem departamentos fiscais próprios e equipes dedicadas à atualização de sistemas. Já negócios menores frequentemente dependem de softwares terceirizados e escritórios de contabilidade.

O problema é que a emissão correta da nota fiscal depende de informações cadastradas pela própria empresa.

Um erro no cadastro de mercadorias, serviços ou classificação tributária pode gerar inconsistências no documento fiscal.

Por isso, especialistas recomendam que empresários não deixem a adaptação apenas para o contador.

O processo envolve:

• atualização do sistema emissor;
• revisão do cadastro de produtos;
• conferência das informações fiscais;
• treinamento dos funcionários responsáveis pelas vendas;
• testes antes da emissão definitiva das notas.

Novo sistema muda relação entre fornecedores e compradores

Uma das principais mudanças trazidas pela reforma tributária está relacionada ao uso dos créditos fiscais.

No sistema atual, muitas empresas analisam uma nota recebida principalmente para conferir valores, CNPJ e descrição do produto.

Com o IBS e a CBS, as informações fiscais do fornecedor terão impacto direto na possibilidade de aproveitamento de créditos pelo comprador.

Isso significa que um erro na emissão da nota poderá gerar consequências financeiras para outras empresas da cadeia.

A qualidade das informações fiscais passará a ter uma importância ainda maior nas relações comerciais.

Quais são os riscos para empresas que não se adequarem

Durante a fase inicial da implementação, o principal risco para empresas não adaptadas é operacional.

Uma nota fiscal emitida com informações incorretas pode ser rejeitada pelos sistemas autorizadores, impedindo a conclusão da operação.

Na prática, o problema pode aparecer no momento da venda, transporte da mercadoria ou registro contábil.

A empresa pode enfrentar dificuldades para faturar, entregar produtos ou registrar corretamente suas operações.

Além disso, documentos emitidos em desacordo podem gerar questionamentos fiscais futuramente.

A orientação dos especialistas é tratar a adequação como uma medida de prevenção de riscos.

Receita Federal e órgãos fiscais terão fase educativa

Durante o período inicial de implantação, a fiscalização deverá priorizar a orientação e a adaptação dos contribuintes.

Caso existam erros ou ausência de informações obrigatórias, empresas poderão ser comunicadas para corrigir os dados dentro dos prazos estabelecidos.

A intenção é evitar impactos bruscos sobre as operações comerciais enquanto o novo modelo ainda está sendo implementado.

Entretanto, a recomendação é que as empresas não aguardem eventuais notificações para iniciar a preparação.

Erros mais comuns na fase de testes do IBS e CBS

Durante os testes realizados antes da obrigatoriedade, muitos problemas estiveram relacionados ao cadastro incorreto de produtos e serviços.

Um dos pontos críticos é a classificação dos itens conforme códigos utilizados pelo sistema tributário brasileiro.

No caso de produtos, a identificação pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) exige atenção.

Já nos serviços, inconsistências podem ocorrer no preenchimento da Nomenclatura Brasileira de Serviços (NBS).

Outro problema frequente é a diferença entre o cadastro existente no sistema da empresa e a operação realizada na prática.

Por exemplo, um produto pode estar registrado com uma classificação tributária inadequada, fazendo com que a nota seja preenchida de forma incorreta.

Cronograma de implementação da reforma tributária

A transição para o novo sistema será gradual para permitir ajustes técnicos e operacionais.

Entre as principais etapas estão:

Agosto de 2026: início das mudanças em documentos fiscais eletrônicos

A primeira fase envolve documentos como Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), documentos de transporte, contas de energia elétrica, serviços de comunicação e declarações relacionadas ao comércio exterior.

Outubro de 2026: inclusão de documentos de serviços

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) passa a integrar o processo de adaptação às novas regras.

Dezembro de 2026: novas operações entram no sistema

Locações de imóveis e móveis, arrendamentos e administração de condomínios passam a ter regras específicas relacionadas ao novo modelo.

Janeiro de 2027: participação das empresas do Simples Nacional

Empresas enquadradas no Simples Nacional entram em uma nova etapa conforme o calendário definido para a transição.

Até 2033: conclusão da reforma tributária

A expectativa é que, ao final do período de transição, o novo sistema esteja totalmente implantado e substitua os principais tributos atuais sobre consumo.

Como empresas devem se preparar para o IBS e CBS

A preparação deve começar pela revisão dos sistemas utilizados para emissão de documentos fiscais.

O primeiro passo é confirmar com o fornecedor do software de gestão empresarial ou emissor fiscal se a solução já está atualizada.

Também é importante realizar testes antes da emissão oficial das notas.

Empresas devem criar procedimentos internos para lidar com possíveis rejeições, definindo responsáveis pelos ajustes entre os setores fiscal, financeiro, comercial e tecnológico.

Outra medida recomendada é revisar todos os cadastros de produtos e serviços.

Um sistema atualizado não resolve problemas causados por informações incorretas inseridas pela própria empresa.

Imagem: Reprodução/Seu Crédito Digital