A adaptação à Reforma Tributária deve levar empresas a revisar procedimentos de contratação de fornecedores, emissão e conferência de notas fiscais, registro de despesas e prestação de contas. Os impactos sobre a gestão de viagens e eventos corporativos foram discutidos durante o Tech Day Porto Alegre, promovido pelo Grupo Arbaitman no hotel DoubleTree by Hilton.
O encontro reuniu representantes de grandes empresas para debater como mudanças nas regras tributárias podem afetar as rotinas administrativas e quais recursos tecnológicos podem contribuir para uma transição mais organizada. Entre os temas abordados estavam a integração de sistemas, a automação de tarefas e a necessidade de revisar controles internos.
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Reforma tributária coloca processos administrativos no centro das mudanças
As alterações no sistema tributário brasileiro podem exigir ajustes em diferentes etapas das operações empresariais. Na gestão de viagens e eventos corporativos, isso inclui desde a formalização de contratos com fornecedores até a conferência de documentos fiscais e o controle dos gastos.
A adequação não se limita ao departamento fiscal. Equipes financeiras, de compras, de tecnologia e de gestão de viagens também podem precisar revisar procedimentos para garantir que as informações sejam registradas corretamente e estejam disponíveis para conferência.
O assunto foi discutido no painel “Reforma Tributária e tendências em tecnologia para viagens e eventos corporativos”, que contou com representantes de empresas como AGCO do Brasil, Banco DLL, Gerdau, Grupo SLC, Lojas Renner, Randoncorp e Vulcabras.
Revisão de contratos e controles internos ganha relevância
A preparação para as novas regras envolve avaliar se os processos utilizados atualmente continuam adequados às exigências tributárias aplicáveis. Isso pode incluir a revisão de contratos, dos fluxos de aprovação de despesas e dos procedimentos de relacionamento com fornecedores.
Na prática, empresas que administram um grande volume de viagens e eventos precisam garantir que os documentos fiscais e os registros financeiros estejam alinhados às informações das contratações. Divergências cadastrais, falhas no preenchimento de documentos e controles descentralizados podem dificultar a conferência e aumentar a necessidade de correções.
Segundo o vice-presidente do Grupo Arbaitman, Siderley Santos, antecipar essa análise ajuda as organizações a identificar os processos que precisarão ser revistos.
“Quando uma mudança chega à contratação ou à prestação de contas, ela também afeta quem administra as viagens e os eventos. Antecipar essa análise ajuda a identificar quais processos precisarão ser revistos”, afirmou.
Parte dos efeitos da Reforma Tributária depende de regulamentação e da implementação das novas regras. Por isso, o acompanhamento das normas aplicáveis é necessário para que as empresas definam os ajustes de acordo com suas operações, sem antecipar procedimentos que ainda não tenham sido estabelecidos.
Tecnologia pode reduzir tarefas manuais e facilitar a adaptação
A integração de sistemas e a automação de atividades administrativas estiveram entre os principais temas do encontro. Essas ferramentas podem ajudar as empresas a atualizar regras operacionais, padronizar registros e acompanhar informações de despesas e documentos fiscais.
Sistemas integrados também podem reduzir a necessidade de transferir dados manualmente entre diferentes plataformas. Quando os processos estão conectados, as equipes conseguem consultar informações com mais facilidade e identificar inconsistências antes de concluir determinadas etapas administrativas.
A automação, no entanto, não substitui a análise das exigências legais nem a revisão dos procedimentos internos. Para produzir resultados, as ferramentas precisam estar configuradas de acordo com as regras aplicáveis, os contratos e os fluxos de aprovação de cada organização.
“O papel da tecnologia é apoiar a aplicação das mudanças na rotina. Uma nova exigência não pode depender apenas de controles paralelos, porque isso aumenta o trabalho das equipes e dificulta o acompanhamento das informações”, acrescentou Santos.
Gestão de viagens e eventos exige atuação integrada
A organização de viagens corporativas e eventos envolve diferentes áreas, como compras, financeiro, fiscal e recursos humanos. A Reforma Tributária amplia a importância da coordenação entre essas equipes, especialmente quando a contratação de serviços, a emissão de documentos fiscais e o reembolso de despesas seguem fluxos distintos.
Uma adaptação estruturada pode começar pelo mapeamento dos processos existentes, pela identificação de pontos de risco e pela avaliação dos sistemas utilizados. A partir desse diagnóstico, as empresas podem estabelecer prioridades, revisar contratos quando necessário e preparar as equipes para eventuais mudanças nos procedimentos.
Também é recomendável manter o acompanhamento das orientações oficiais e avaliar periodicamente se os sistemas e os controles internos continuam compatíveis com as regras em vigor.
Grupo Arbaitman debate caminhos para a transformação digital
O Tech Day Porto Alegre integra as iniciativas de discussão sobre tecnologia e gestão promovidas pelo Grupo Arbaitman. A companhia reúne Maringá Turismo, Central de Eventos e Lemontech, empresas que atuam, respectivamente, em áreas como gestão de viagens corporativas, planejamento de eventos e soluções tecnológicas para viagens e despesas.
Ao reunir representantes de diferentes organizações, o encontro colocou em pauta os desafios de adaptação que podem surgir com a evolução das regras tributárias e a importância de preparar processos e ferramentas para atender às novas exigências.
Para as empresas, o principal desafio é transformar as mudanças regulatórias em procedimentos claros, com responsabilidades definidas, informações consistentes e controles que permitam acompanhar as operações. A tecnologia pode apoiar esse trabalho, desde que esteja alinhada às necessidades de cada negócio e às determinações legais aplicáveis.
Conclusão
A adaptação à Reforma Tributária exige que as empresas avaliem seus processos, atualizem controles internos e acompanhem a evolução das normas para garantir maior segurança nas operações. Na gestão de viagens e eventos corporativos, a integração entre áreas e o uso estratégico da tecnologia podem facilitar esse trabalho, reduzir falhas operacionais e tornar a conferência de despesas mais eficiente. O debate promovido pelo Grupo Arbaitman reforça que o planejamento antecipado será fundamental para que as organizações se preparem para as mudanças e ajustem suas rotinas de acordo com as exigências legais.