Fim dos Cartórios: documentos impressos são substituídos por on-line

O novo sistema, desenvolvido pela Consultoria Jurídica do Ministério da Gestão e da Inovação (Conjur), promete eliminar filas e burocracias históricas ligadas aos registros civis.

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O que muda com o novo portal de registros civis digitais

A nova plataforma integra todos os cartórios brasileiros responsáveis pela emissão e autenticação de documentos civis. O objetivo é centralizar o processo em um único ambiente virtual, permitindo que o cidadão escolha o formato de entrega: por e-mail, retirada presencial ou envio pelos Correios.

Segundo o Ministério da Gestão e Inovação, o sistema faz parte do projeto de governança digital do Estado, que busca unificar serviços públicos e oferecer soluções mais ágeis, seguras e sustentáveis. “Trata-se de um avanço na simplificação administrativa e na redução de custos operacionais para o cidadão e para o próprio governo”, afirmou a pasta em nota oficial.

Como funciona o sistema

O processo é simples e pode ser feito em poucos minutos. O cidadão precisa acessar o portal oficial do Governo Federal, selecionar o tipo de certidão desejada e preencher os dados pessoais e de registro. O sistema faz uma busca automática na base nacional de cartórios e identifica o local de origem do documento.

Após a confirmação, o usuário escolhe o modo de entrega e realiza o pagamento da taxa de emissão, que varia conforme o tipo de documento e a forma de recebimento. O pagamento pode ser feito por Pix, cartão de crédito ou boleto bancário.

De acordo com a Conjur, a certidão eletrônica tem a mesma validade jurídica da versão impressa, podendo ser utilizada em processos judiciais, cadastros, benefícios sociais e demais procedimentos administrativos.

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Custos e prazos para a emissão das certidões digitais

Um dos aspectos mais relevantes do novo sistema é a transparência nos custos. Embora o serviço seja pago, os valores são definidos de acordo com as tabelas estaduais dos cartórios e são apresentados ao usuário antes da confirmação do pedido.

Por exemplo, a certidão de casamento digital custa cerca de R$ 78,14 quando enviada por e-mail, e R$ 102,00 quando a entrega é feita via Correios. Já a certidão de nascimento costuma ter preços entre R$ 70 e R$ 95, dependendo da unidade e do formato de solicitação.

O prazo médio de emissão é de até cinco dias úteis para documentos digitais e dez dias úteis para entrega física. O sistema também oferece rastreamento em tempo real, permitindo que o solicitante acompanhe o andamento da emissão.

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Digitalização dos cartórios e o futuro dos documentos públicos

O lançamento da plataforma marca um divisor de águas na história dos cartórios brasileiros. O país, que há décadas convive com um sistema burocrático e fragmentado, começa a adotar um modelo mais moderno e tecnológico.

Segundo especialistas em governança digital, a iniciativa representa um avanço na desburocratização do serviço público. “Essa integração permite reduzir custos, eliminar fraudes e aumentar a eficiência do Estado”, explica o advogado e especialista em direito notarial, Rafael Martins, ouvido pela Conjur.

Ele destaca que a centralização digital dos registros civis não extingue a função dos cartórios, mas muda sua natureza. “Os cartórios continuam sendo responsáveis pela autenticação e guarda dos registros, mas agora atuam em um ecossistema mais conectado e acessível ao cidadão.”

A importância da segurança digital

Uma das principais preocupações dos usuários é a segurança das informações pessoais. O governo assegura que o sistema segue padrões internacionais de criptografia e autenticação, garantindo a integridade dos dados e a proteção contra acessos indevidos.

Cada documento emitido eletronicamente possui um código de verificação único, que permite a conferência de autenticidade em qualquer órgão público ou instituição privada. Além disso, o uso de assinaturas digitais certificadas garante que o conteúdo não possa ser alterado ou falsificado.

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Impactos sociais e ambientais da digitalização

Além de reduzir filas e deslocamentos, o sistema traz impactos positivos para o meio ambiente. Com a substituição das certidões impressas por versões digitais, espera-se uma redução significativa no consumo de papel e tinta, além da diminuição de emissões de carbono associadas ao transporte de documentos físicos.

Segundo dados do Ministério da Gestão, estima-se que, apenas em 2026, mais de 30 milhões de certidões sejam emitidas de forma digital, representando uma economia de milhões de folhas de papel e toneladas de CO₂.

Essa transformação também promove inclusão social e acessibilidade, especialmente para cidadãos que vivem em áreas remotas ou que têm dificuldades de locomoção. “Agora, uma pessoa que mora no interior do Amazonas ou do sertão nordestino pode ter o mesmo acesso aos serviços que alguém em São Paulo”, destaca o ministério.

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Brasil segue tendência mundial de desburocratização

O movimento de digitalização de registros civis segue uma tendência global. Países como Estônia, Portugal e Canadá já operam com sistemas 100% digitais, nos quais o cidadão pode registrar, atualizar e consultar dados civis sem sair de casa.

O Brasil, que por muitos anos teve um dos sistemas cartorários mais complexos do mundo, dá agora um passo relevante rumo à modernização institucional. A expectativa é que, nos próximos anos, outros serviços — como títulos de propriedade, procurações e contratos — também sejam integrados à base digital nacional.

Próximos passos

De acordo com a Conjur, o governo deve expandir a plataforma em 2026, permitindo não apenas a emissão de segundas vias, mas também registros inéditos de nascimento e casamento realizados integralmente online, com videoconferência e assinatura digital.

Essa nova fase promete revolucionar a relação do cidadão com o Estado, tornando o Brasil referência em administração pública digital na América Latina.

Imagem: Divulgação / Instituto Nacional de Tecnologia da Informação