IR: nova forma de apuração do IRRF gera inconsistências

Até o balanço parcial de maio, cerca de 2% a mais de contribuintes caíram na malha fina em comparação ao ano anterior. Esse percentual, embora pareça pequeno, representa centenas de milhares de brasileiros que, mesmo tendo agido de boa-fé, encontram-se com pendências fiscais por falhas na parametrização dos dados enviados por seus empregadores através das novas plataformas do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).

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Por que o fim da Dirf mudou o jogo para o contribuinte

Durante décadas, a Dirf era o documento soberano e a principal ferramenta para evitar que o trabalhador caísse na malha fina. Uma vez por ano, a empresa consolidava tudo o que pagou ao funcionário e entregava um arquivo único ao Fisco. Era um processo estático e anual, o que permitia conferências antes do envio definitivo.

Em 2026, esse modelo foi extinto. Agora, o Fisco utiliza uma malha de dados muito mais complexa e dinâmica, que se alimenta mensalmente. A extinção da Dirf significa que a Receita Federal não espera mais o final do ano para saber quanto você ganhou; ela recebe esses dados quase em tempo real, o que torna qualquer erro de digitação da empresa um passaporte imediato para a malha fina.

O papel do eSocial e da EFD-Reinf na fiscalização

As informações agora fluem por dois canais principais que exigem um detalhamento técnico muito superior:

• eSocial: Onde a empresa registra mensalmente a folha de pagamento, férias, afastamentos e bônus.
• EFD-Reinf: Foca em retenções de tributos e informações fiscais de pagamentos diversos, como serviços tomados e planos de saúde.

A grande questão é que esses novos sistemas exigem que as empresas classifiquem cada centavo pago com códigos específicos (rubricas). Um erro de código no sistema mensal gera uma divergência automática com o Informe de Rendimentos que o funcionário recebe, resultando na retenção da declaração na malha fina.

Os erros de preenchimento que estão travando as declarações

De acordo com o supervisor nacional do Programa do Imposto de Renda, os problemas identificados em 2026 não são necessariamente tentativas de fraude, mas sim erros de interpretação das novas regras de classificação. Mesmo assim, o resultado para o cidadão é o mesmo: a temida malha fina.

O conflito entre regime de caixa e regime de competência

A Receita Federal trabalha estritamente com o regime de caixa para o Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF). Isso significa que o imposto deve ser declarado no mês em que o dinheiro foi efetivamente pago ao trabalhador.

Se uma empresa fechou a folha de dezembro de 2025, mas depositou o salário na conta do funcionário apenas no dia 5 de janeiro de 2026, esse valor deve constar na declaração de 2026. Muitas empresas, por vício contábil, lançaram o valor no eSocial de dezembro. Essa confusão é uma das maiores causas de retenção em malha fina neste ano, pois o sistema da Receita vê uma omissão de rendimentos em um ano e um excesso no outro.

Classificação incorreta do 13º salário

O décimo terceiro salário possui uma característica tributária única: ele é de tributação exclusiva na fonte. Isso significa que o imposto retido sobre ele não pode ser recuperado e nem o valor deve ser somado aos rendimentos tributáveis comuns. Muitas empresas falharam ao parametrizar o eSocial, enviando o 13º como “rendimento tributável normal”, o que altera o cálculo do imposto e joga o contribuinte para a malha fina.

Erros em planos de saúde e benefícios

A integração de dados entre empresa, operadora de saúde e Receita está mais rigorosa em 2026. Se a empresa informa que descontou um valor do funcionário, mas no sistema da operadora (visto pela Receita via EFD-Reinf) consta outro valor, a malha fina é aplicada de forma instantânea para cruzamento de dados.

O impacto para o trabalhador e como identificar a pendência

O trabalhador brasileiro não precisa mais esperar uma notificação por carta para saber se está na malha fina. A verificação deve ser feita de forma proativa através dos canais digitais do governo.

1. Acesso ao e-CAC: Utilizando a conta Gov.br (nível Prata ou Ouro), o cidadão deve acessar o Centro de Atendimento Virtual.
2. Meu Imposto de Renda: Dentro do portal, o item “Processamento” indicará se a declaração está “Em Fila de Restituição” ou “Com Pendências”.
3. Descrição da Divergência: Se houver pendência de malha fina, o sistema detalhará exatamente qual fonte pagadora (CNPJ da empresa) apresentou dados divergentes.

O que fazer se você caiu na malha fina por culpa da empresa

A orientação da Receita Federal para 2026 é clara: o contribuinte deve preencher sua declaração baseando-se no Informe de Rendimentos fornecido pela empresa. Se você fez isso e ainda assim caiu na malha fina, a falha está na comunicação da empresa com o Fisco.

Quando aguardar a correção da empresa

Se você declarou exatamente o que está no seu informe, e o erro foi apenas na parametrização do eSocial, a empresa deve retificar os dados no sistema dela. Uma vez que o empregador corrige o eSocial, o processamento da Receita Federal reconhece a conformidade e libera a declaração da malha fina automaticamente, sem que você precise enviar uma retificadora.

Quando enviar uma declaração retificadora

Se a empresa admitir que o Informe de Rendimentos que ela te entregou está errado, ela é obrigada a emitir um novo comprovante. Com este novo documento em mãos, você deve fazer uma declaração retificadora. Essa é a única forma de sair da malha fina quando os valores declarados inicialmente estavam, de fato, incorretos.

A responsabilidade das empresas e o papel do RH em 2026

Para as empresas, o fim da Dirf representou um aumento de carga tributária e a necessidade de revisão total de processos. Empresas que persistem em erros de classificação no eSocial não apenas prejudicam seus colaboradores, levando-os à malha fina, mas também ficam sujeitas a multas por apresentação de informações inexatas ao Sped.

O RH deve atuar como um filtro de qualidade. Se um grande número de funcionários de uma mesma organização está caindo na malha fina, é um sinal claro de que a parametrização do sistema de folha de pagamento está enviando rubricas incorretas para a Receita Federal.

Perspectivas para o encerramento do prazo e a malha fina

Com o prazo de entrega se estendendo até 29 de maio de 2026, a expectativa é de que 44 milhões de declarações sejam entregues. O uso da declaração pré-preenchida tem sido a maior recomendação para evitar a malha fina, pois ela já traz os dados que a Receita possui. No entanto, se os dados da empresa estiverem errados no sistema, a pré-preenchida também virá com erro.

A malha fina em 2026 está funcionando como um mecanismo de ajuste educativo para as empresas. O Fisco está sendo mais rigoroso no cruzamento mensal para garantir que a transição da Dirf para o eSocial seja concluída com a maior precisão possível, mesmo que isso cause transtornos temporários aos contribuintes.

Conclusão: a era da vigilância digital absoluta

Em 2026, não existe mais espaço para “ajustes de última hora” no Imposto de Renda. A integração total das bases de dados significa que a malha fina se tornou uma ferramenta de auditoria em tempo real. O erro de empresas no envio de informações é um reflexo de um mercado que ainda se adapta à complexidade do sistema brasileiro.

Para o cidadão, a melhor estratégia contra a malha fina é a conferência antecipada. Ao receber o informe de rendimentos, compare-o com seus holerites mensais. Se notar que o 13º salário ou o plano de saúde parecem estar em campos errados, questione o setor contábil antes mesmo de enviar sua declaração. A prevenção continua sendo o melhor caminho para evitar as garras do Leão e garantir uma restituição sem atrasos.