Notas fiscais podem ser rejeitadas em agosto: como preparar a empresa para IBS e CBS

Até então, muitas empresas conseguiam emitir documentos mesmo quando os novos grupos tributários estavam incompletos ou sem validação obrigatória. Com o fim desse período de adaptação técnica, erros de classificação, campos ausentes e configurações incompatíveis poderão levar à rejeição da nota fiscal.

Na prática, isso significa que uma venda pode ser concluída no balcão ou no comércio eletrônico, mas o documento fiscal não ser autorizado pela Secretaria da Fazenda. Sem a nota, a mercadoria pode não sair, o faturamento pode parar e a empresa ainda terá de identificar o erro antes de tentar uma nova emissão.

A mudança não deve ser tratada apenas como uma obrigação do contador. Ela alcança o cadastro de produtos, os sistemas de gestão, a equipe de faturamento, as empresas de software e os profissionais responsáveis pela configuração tributária.

Este guia explica o que muda em agosto, quais empresas precisam ter mais atenção e como reduzir o risco de rejeições relacionadas ao IBS e à CBS.

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O que muda nas notas fiscais em 3 de agosto?

O Comitê Gestor do IBS informou que, a partir de 3 de agosto de 2026, os documentos fiscais eletrônicos das empresas do regime regular deverão trazer os campos relativos ao IBS e à CBS devidamente preenchidos. A orientação oficial também menciona a aplicação das alíquotas de teste de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, totalizando 1%.

Essas alíquotas fazem parte do período inicial de testes da Reforma Tributária do Consumo. O objetivo de 2026 não é substituir imediatamente todos os impostos antigos, mas testar a estrutura do novo sistema, os documentos fiscais, os cálculos e a transmissão das informações.

A Receita Federal já orienta que os contribuintes emitam os documentos eletrônicos com o destaque individualizado do IBS e da CBS, de acordo com as notas técnicas de cada modelo fiscal. Entre os documentos abrangidos estão NF-e, NFC-e, CT-e, NFS-e, NFCom, NF3e e bilhetes de passagem eletrônicos.

A data de 3 de agosto representa, portanto, o fortalecimento das validações eletrônicas. O sistema deixará de aceitar determinados erros que antes não impediam a autorização da nota.

O que significa uma nota fiscal rejeitada?

A rejeição acontece quando o documento enviado pela empresa não atende a uma regra técnica ou tributária do sistema autorizador.

Diferentemente do cancelamento, a nota rejeitada não chega a ser autorizada. Ela é devolvida pelo sistema com um código e uma descrição do problema.

É como preencher um formulário online e tentar enviá-lo sem uma informação obrigatória. O sistema interrompe o processo e pede a correção antes de aceitar o documento.

Entre as possíveis causas de rejeição estão:

• ausência de campos obrigatórios;
• código tributário incompatível com a operação;
• alíquota incorreta;
• classificação fiscal inadequada;
• cálculo divergente;
• erro no cadastro do destinatário;
• total do documento diferente da soma dos itens;
• preenchimento incompatível entre IBS, CBS e o tipo de operação.

A empresa precisa corrigir o problema no sistema e transmitir a nota novamente.

Por que essa mudança pode travar o faturamento?

A nota fiscal eletrônica faz parte da rotina de praticamente toda operação comercial.

Uma indústria precisa do documento para liberar mercadorias. Uma transportadora depende dele para realizar o transporte. Um comércio eletrônico precisa da nota para despachar o pedido. Até uma venda realizada presencialmente pode exigir a autorização da NFC-e antes da conclusão.

Quando uma rejeição ocorre em poucos documentos, o problema costuma ser resolvido manualmente. Mas, em uma empresa que emite centenas ou milhares de notas por dia, um erro de configuração pode afetar toda a operação.

Imagine uma distribuidora que cadastrou a mesma classificação tributária para todos os produtos. Se a regra estiver incorreta, cada nota transmitida poderá ser rejeitada. Até que o sistema seja corrigido, os pedidos ficam parados no estoque.

Por isso, a adequação não deve ser deixada para o primeiro dia de obrigatoriedade.

Quais empresas precisam se adaptar?

A orientação divulgada pelo Comitê Gestor destaca as empresas enquadradas no regime regular de tributação.

Esse grupo inclui, de maneira geral, companhias que apuram tributos fora do Simples Nacional, como empresas do Lucro Real e do Lucro Presumido. No entanto, o tratamento concreto depende do tipo de operação, do documento emitido e das regras aplicáveis ao contribuinte.

Empresas do Simples Nacional também não devem ignorar a Reforma Tributária. Mesmo quando possuem tratamento diferenciado, elas participam de cadeias comerciais, recebem notas, vendem para companhias do regime regular e precisam manter os sistemas preparados para as mudanças.

A recomendação é que cada empresa confirme com sua contabilidade:

• quais documentos fiscais emite;
• quais regras entram em produção em agosto;
• se pertence ao regime regular;
• como o sistema tratará o IBS e a CBS;
• quais operações possuem redução, isenção ou tratamento especial.

Não existe uma configuração única que sirva para todos os negócios.

O que são IBS e CBS?

O IBS e a CBS formam o chamado IVA dual brasileiro.

IVA é a sigla para Imposto sobre Valor Agregado. Esse modelo tributa o valor acrescentado em cada etapa da produção ou da comercialização, permitindo o aproveitamento de créditos ao longo da cadeia.

O sistema será dividido em dois tributos:

• CBS: contribuição federal;
• IBS: imposto administrado conjuntamente por estados e municípios.

A estrutura foi criada pela Emenda Constitucional nº 132 e regulamentada pela Lei Complementar nº 214 de 2025. O objetivo é substituir, de forma gradual, tributos atuais sobre o consumo e tornar a cobrança mais uniforme.

Em 2026, a Reforma Tributária ainda está em fase de transição. Isso significa que os tributos antigos não desaparecem imediatamente.

A empresa terá de pagar IBS e CBS em 2026?

Em regra, o ano de 2026 funciona como período de teste.

A Receita Federal informa que o contribuinte que emitir corretamente os documentos fiscais e cumprir as obrigações acessórias previstas estará dispensado do recolhimento do IBS e da CBS durante o ano de teste.

Isso não quer dizer que os campos possam ser ignorados.

O destaque na nota é necessário para testar os sistemas, os cálculos e o funcionamento da nova estrutura tributária. A dispensa do pagamento está condicionada ao cumprimento das obrigações estabelecidas.

Em linguagem simples: a empresa pode não ter de desembolsar os novos tributos em 2026, mas precisa informar corretamente como eles seriam calculados.

Quais documentos fiscais serão afetados?

A Receita Federal lista diferentes documentos eletrônicos que passam a incorporar os campos de IBS e CBS. Entre eles estão:

• Nota Fiscal Eletrônica, a NF-e;
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, a NFC-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico, o CT-e;
• CT-e para Outros Serviços;
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, a NFS-e;
• Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação;
• Nota Fiscal de Energia Elétrica;
• Bilhete de Passagem Eletrônico.

Cada documento possui sua própria nota técnica, leiaute e cronograma.

Isso é importante porque uma regra aplicável à NF-e de mercadorias pode não ser exatamente igual à de uma nota de serviços ou de transporte.

Por que o cadastro de produtos merece atenção especial?

O cadastro de produtos é a base utilizada pelo sistema para calcular os tributos.

Quando uma mercadoria é registrada, a empresa informa dados como descrição, unidade de medida, NCM, código de barras, origem e tratamento tributário. Esses elementos ajudam o programa emissor a definir quais regras devem ser aplicadas.

Se a base estiver errada, a nota também poderá sair errada.

NCM incorreto

A Nomenclatura Comum do Mercosul, conhecida como NCM, é um código de oito dígitos utilizado para identificar mercadorias.

Produtos diferentes podem receber tratamentos tributários distintos. Por isso, classificar um item com um NCM apenas “parecido” pode gerar cálculo inadequado.

Uma empresa que vende alimentos, por exemplo, não deve presumir que todos os produtos do setor terão o mesmo tratamento. A composição, a apresentação e a classificação legal podem alterar a regra aplicável.

Descrições genéricas

Cadastros com nomes como “produto diversos”, “mercadoria geral” ou “item promocional” dificultam a conferência.

A descrição deve permitir que a empresa, o contador e o fisco identifiquem o que está sendo vendido.

Códigos duplicados

É comum encontrar o mesmo produto cadastrado mais de uma vez, com NCMs ou tratamentos fiscais diferentes.

Esse problema faz com que duas filiais ou dois vendedores emitam notas distintas para uma mercadoria idêntica.

Produtos sem atualização

Um item pode ter sido cadastrado anos atrás e nunca mais revisado. Mesmo que não causasse rejeição no sistema antigo, pode se tornar incompatível com as novas validações.

NCM errado sempre provoca rejeição?

Não necessariamente.

Alguns erros impedem a autorização da nota imediatamente. Outros são aceitos pelo sistema, mas podem gerar inconsistências fiscais posteriores.

Essa diferença é importante.

Uma nota autorizada não significa que toda a tributação esteja correta. O sistema pode confirmar apenas que o arquivo atende às regras técnicas mínimas, sem validar completamente a realidade da mercadoria.

Por isso, a revisão não deve ser feita apenas para evitar uma rejeição. Ela também reduz o risco de:

• recolhimento indevido;
• aproveitamento incorreto de créditos;
• autuações;
• necessidade de retificação;
• divergências com clientes e fornecedores;
• distorção dos preços e das margens.

Quais erros podem causar rejeições de IBS e CBS?

As notas técnicas criaram campos e regras de validação próprios para a Reforma Tributária.

Os erros dependerão do documento e da operação, mas podem envolver:

• ausência do grupo de IBS e CBS;
• Código de Situação Tributária incompatível;
• classificação tributária incompatível com o CST;
• alíquota diferente da permitida;
• base de cálculo incorreta;
• valor do imposto diferente do cálculo esperado;
• benefício fiscal sem código correspondente;
• operação com redução informada de maneira errada;
• soma dos tributos dos itens diferente do total da nota.

O Portal Nacional da NF-e mantém a Nota Técnica 2025.002, criada para adaptar os leiautes da NF-e e da NFC-e aos campos e regras da Reforma Tributária do Consumo.

Como as notas técnicas podem receber novas versões, a empresa precisa confirmar se o software está atualizado com o pacote mais recente.

Como evitar rejeições após 31 de julho?

A prevenção exige trabalho conjunto entre administração, contabilidade e fornecedor do sistema emissor.

Atualize o sistema de emissão

O primeiro passo é verificar se o programa utilizado para emitir notas já suporta os campos de IBS e CBS.

A empresa deve perguntar ao fornecedor:

• qual versão contém as novas regras;
• quando a atualização foi instalada;
• se existem configurações pendentes;
• quais documentos já estão adaptados;
• se o sistema está preparado para as validações de agosto.

Não basta o fornecedor afirmar que o software “está pronto para a Reforma Tributária”. É importante confirmar se a versão utilizada pela empresa está atualizada.

Faça testes antes da obrigatoriedade

O ambiente de homologação permite testar a emissão sem gerar uma venda real.

A empresa deve reproduzir as principais situações de sua rotina, como:

• vendas dentro do estado;
• operações interestaduais;
• devoluções;
• bonificações;
• transferências entre filiais;
• vendas com descontos;
• produtos com tratamentos diferenciados;
• operações com consumidor final.

Testar apenas uma nota simples pode esconder problemas que aparecerão em operações menos frequentes.

Revise o cadastro fiscal

A revisão deve priorizar os itens com maior volume de vendas ou maior risco tributário.

Quando não for possível conferir toda a base imediatamente, a empresa pode organizar o trabalho por etapas:

1. produtos mais vendidos;
2. itens com benefícios ou redução de alíquota;
3. mercadorias com histórico de rejeição;
4. produtos importados;
5. itens cadastrados há muito tempo;
6. mercadorias com descrições genéricas.

A revisão deve ser feita com critério técnico. Alterar o NCM apenas para fazer a nota ser autorizada pode criar um problema maior.

Confira o cadastro de clientes e fornecedores

Nem todas as rejeições estarão ligadas aos produtos.

Dados como CNPJ, inscrição estadual, endereço, município e condição do destinatário também interferem na emissão.

Uma empresa pode configurar corretamente o IBS e a CBS, mas ter a nota rejeitada por cadastro desatualizado do cliente.

Padronize as informações entre setores

Compras, estoque, faturamento e contabilidade precisam trabalhar com a mesma base.

Se o setor de compras cria um produto com uma classificação e o faturamento utiliza outra, a divergência aparecerá no documento fiscal.

A melhor prática é restringir alterações tributárias a pessoas autorizadas e registrar quem modificou cada informação.

Crie um plano para rejeições

Mesmo com preparação, erros podem ocorrer.

A empresa deve definir:

• quem recebe os alertas;
• quem interpreta o código de rejeição;
• quem pode alterar a configuração;
• como registrar a correção;
• quando acionar o contador;
• quando abrir chamado com o fornecedor do sistema.

Esse fluxo evita que vendedores ou operadores alterem informações tributárias por tentativa e erro.

O que fazer quando a nota for rejeitada?

O primeiro passo é ler a mensagem devolvida pelo sistema autorizador.

Toda rejeição costuma apresentar um código e uma explicação. A mensagem pode indicar, por exemplo, que um campo obrigatório não foi informado ou que a classificação tributária não combina com o CST utilizado.

Depois disso, a empresa deve:

1. identificar se o erro está no item, no destinatário ou no total da nota;
2. verificar se ocorreu em apenas uma operação ou em todas;
3. conferir a parametrização do produto;
4. validar a regra com a contabilidade;
5. corrigir o cadastro ou o documento;
6. transmitir a nota novamente;
7. registrar a solução para ocorrências futuras.

Quando o mesmo erro aparece em várias notas, a causa provavelmente está na configuração geral do sistema ou no cadastro em massa.

É possível corrigir uma nota rejeitada com carta de correção?

Não.

A carta de correção é usada apenas em situações permitidas depois que a nota foi autorizada.

Como a nota rejeitada não foi autorizada, ela ainda não existe juridicamente como documento fiscal válido. A empresa precisa corrigir os dados e enviá-la novamente.

Também não há necessidade de cancelar uma nota rejeitada, porque ela não chegou a ser aceita pelo fisco.

A rejeição gera multa imediata?

A rejeição, por si só, normalmente funciona como bloqueio técnico. O documento não é autorizado e precisa ser corrigido.

O risco fiscal aparece quando a empresa realiza a operação sem documento válido, mantém informações incorretas, deixa de cumprir obrigações ou recolhe tributos de forma inadequada.

Entre os possíveis efeitos estão:

• mercadoria parada;
• atraso na entrega;
• descumprimento de contrato;
• venda sem documentação fiscal;
• perda de crédito pelo cliente;
• necessidade de correções;
• fiscalização e penalidades previstas na legislação.

A preocupação mais imediata de agosto tende a ser operacional: o faturamento pode parar até que o erro seja resolvido.

Pequenas empresas também precisam revisar os sistemas?

Sim.

O tamanho da empresa não elimina o risco de rejeição. Um pequeno comércio pode emitir menos notas, mas ainda depende da autorização para concluir as vendas.

A diferença é que os recursos disponíveis costumam ser menores. Muitas pequenas empresas dependem de um sistema simples, de um escritório contábil externo e de cadastros feitos pelos próprios funcionários.

Por isso, é importante não presumir que toda responsabilidade pertence ao contador.

O escritório contábil pode orientar a classificação, mas a empresa conhece seus produtos, seus fornecedores e suas operações. A adaptação precisa ser compartilhada.

Empresas do Simples Nacional terão as notas rejeitadas?

O enquadramento no Simples Nacional exige análise específica.

As empresas desse regime possuem tratamento diferenciado na Reforma Tributária, mas continuam emitindo documentos fiscais, comprando de fornecedores e vendendo para outras empresas.

A obrigação de preencher determinados campos pode depender do cronograma técnico, da operação, do documento e das escolhas tributárias realizadas.

Por esse motivo, não é correto afirmar que todas as empresas do Simples estarão dispensadas ou que todas serão afetadas da mesma maneira em 3 de agosto.

O empreendedor deve confirmar sua situação com o contador e com o fornecedor do emissor fiscal.

Por que 2026 é chamado de ano de teste?

A implantação da Reforma Tributária é gradual porque a mudança atinge praticamente toda a economia.

Em vez de substituir todos os tributos de uma vez, o calendário cria uma fase inicial para testar:

• emissão de documentos;
• cálculo das alíquotas;
• apuração de créditos;
• compartilhamento de informações;
• funcionamento dos sistemas;
• integração entre Receita Federal, estados e municípios.

Durante 2026, as alíquotas de teste são de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, conforme as orientações divulgadas para a transição.

O teste serve para identificar falhas antes que o novo modelo assuma uma parcela maior da tributação sobre o consumo.

O prazo ainda pode ser alterado?

Mudanças de cronograma são possíveis em processos tecnológicos complexos.

Até o fechamento deste artigo, a orientação oficial disponível mantinha 3 de agosto de 2026 como início do preenchimento obrigatório e das novas validações para as situações abrangidas.

Empresas e profissionais contábeis devem acompanhar atualizações do Comitê Gestor do IBS, da Receita Federal, do Portal Nacional da NF-e e das Secretarias de Fazenda.

Uma eventual discussão sobre adiamento não deve ser tratada como prorrogação confirmada enquanto não houver ato ou comunicado oficial.

Checklist para preparar a empresa

Antes de 3 de agosto, a empresa deve verificar se:

• o sistema emissor está atualizado;
• os novos campos estão disponíveis;
• as regras de IBS e CBS foram parametrizadas;
• os produtos mais vendidos foram revisados;
• os NCMs foram conferidos;
• os cadastros de clientes estão atualizados;
• as principais operações foram testadas;
• a equipe sabe identificar uma rejeição;
• existe um contato de suporte técnico;
• a contabilidade validou as configurações;
• há um plano de contingência para o faturamento.

Guardar evidências dos testes também é uma boa prática. Relatórios, notas emitidas em homologação e registros de chamados ajudam a empresa a demonstrar que acompanhou a implantação.

O que muda na rotina a partir de agosto?

A principal mudança será o aumento do controle automático.

Informações que antes poderiam passar sem bloqueio serão verificadas durante a transmissão do documento. Isso reduz a margem para cadastros incompletos e configurações genéricas.

Para o empresário, a Reforma Tributária começa a deixar de ser uma discussão distante sobre impostos futuros e passa a interferir na operação diária.

O cuidado mais importante é não esperar a primeira rejeição em produção. Atualizar o programa, testar operações e revisar os cadastros agora custa menos do que parar o faturamento com pedidos prontos para entrega.

Perguntas frequentes

As notas fiscais serão rejeitadas a partir de 1º de agosto?

A data oficial divulgada para o início das novas exigências é 3 de agosto de 2026, nas operações e documentos abrangidos.

Toda empresa precisa informar IBS e CBS?

A aplicação depende do regime tributário, do documento emitido e da operação. A orientação oficial destaca as empresas do regime regular, mas outros contribuintes também precisam acompanhar a adequação.

Qual será a alíquota de IBS e CBS em 2026?

As alíquotas de teste são de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, totalizando 1%.

A empresa pagará os novos tributos em 2026?

O contribuinte que cumprir corretamente as obrigações e emitir os documentos conforme as regras fica dispensado do recolhimento no ano de teste, segundo a Receita Federal.

O que acontece quando uma nota é rejeitada?

O documento não é autorizado. A empresa precisa identificar o erro, corrigir os dados e transmitir novamente.

Nota rejeitada precisa ser cancelada?

Não. Como não foi autorizada, ela não precisa ser cancelada.

É possível usar carta de correção em nota rejeitada?

Não. A carta de correção só pode ser usada em situações permitidas depois da autorização da nota.

Empresas do Simples Nacional estão dispensadas?

Não é possível generalizar. O tratamento depende da operação, do documento fiscal e das regras aplicáveis ao contribuinte.

O NCM errado pode impedir a emissão da nota?

Pode, dependendo da regra de validação. Mesmo quando não causa rejeição, o NCM incorreto pode gerar tributação inadequada e risco fiscal.

Como saber se o sistema está preparado?

A empresa deve confirmar a versão com o fornecedor, verificar a presença dos campos de IBS e CBS e realizar testes no ambiente de homologação.