Estudo aponta falhas em 66% das notas fiscais na transição da reforma tributária

Um estudo realizado pela empresa de tecnologia fiscal V360 revelou um dado preocupante: 66,2% das notas fiscais eletrônicas analisadas apresentam inconsistências que podem comprometer o aproveitamento desses créditos no novo sistema tributário. O levantamento acende um alerta para empresários, contadores e gestores fiscais, que precisarão reforçar controles internos e exigir maior conformidade de seus fornecedores.

Entender o que muda e como evitar prejuízos é essencial para que as empresas atravessem o período de transição sem perdas financeiras.

O que muda com a Reforma Tributária?

A Reforma Tributária substituirá gradualmente tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS por dois novos impostos sobre o consumo:

• Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal;
• Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), administrado por estados e municípios.

O novo modelo segue a lógica do Imposto sobre Valor Agregado (IVA), adotado em diversos países. Nesse sistema, as empresas podem descontar dos tributos devidos os impostos pagos ao longo da cadeia produtiva, evitando a chamada tributação em cascata.

Para que esse mecanismo funcione corretamente, será indispensável que as notas fiscais estejam preenchidas de forma precisa.

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O estudo que acendeu o alerta

O levantamento da V360 analisou mais de 6,4 milhões de notas fiscais eletrônicas processadas pela plataforma da empresa.

Os resultados mostram que:

• 66,2% das notas apresentaram algum tipo de inconsistência;
• 64,4% estavam com os campos destinados ao IBS e à CBS sem preenchimento;
• 1,8% continham divergências entre os cálculos informados e os valores considerados corretos para validação.

Embora muitas empresas já estejam emitindo documentos fiscais normalmente, esses erros podem impedir o reconhecimento dos créditos tributários quando o novo sistema estiver plenamente em funcionamento.

Por que esses erros preocupam?

No modelo atual, algumas inconsistências podem ser corrigidas posteriormente sem grandes impactos financeiros.

Com a Reforma Tributária, entretanto, o aproveitamento dos créditos dependerá diretamente da qualidade das informações registradas na nota fiscal e da validação dos dados ao longo de toda a operação.

Isso significa que uma nota emitida com informações incompletas ou incorretas poderá impedir que a empresa compradora utilize parte dos créditos a que teria direito, afetando o fluxo de caixa e aumentando a carga tributária efetiva.

A responsabilidade deixa de ser apenas do fornecedor

Uma das principais mudanças trazidas pelo novo modelo é que o destinatário da nota fiscal passa a desempenhar papel mais ativo na conferência das informações.

Na prática, não bastará receber o documento fiscal.

As empresas precisarão verificar se:

• os novos campos tributários foram preenchidos corretamente;
• os cálculos estão consistentes;
• os dados cadastrais do fornecedor estão atualizados;
• os eventos fiscais foram registrados adequadamente.

Caso contrário, poderão perder créditos importantes.

Fornecedores também precisam se adaptar

Outro dado do estudo demonstra que a adaptação da cadeia de fornecedores ainda está em estágio inicial.

Dos aproximadamente 139 mil fornecedores analisados, apenas 35,8% preencheram corretamente os novos campos relacionados ao IBS e à CBS. Os demais ainda apresentam algum nível de inadequação às futuras exigências fiscais.

Isso evidencia que o sucesso da transição não dependerá apenas da organização da empresa compradora, mas também da preparação de seus parceiros comerciais.

Eventos fiscais ganham importância

Além da emissão da nota fiscal, a Reforma Tributária amplia a relevância dos chamados eventos fiscais.

Entre eles estão:

• confirmação da operação;
• manifestação do destinatário;
• registro de recusas;
• validações eletrônicas.

Esses registros servirão como comprovação do direito ao crédito tributário perante o Fisco.

Segundo o levantamento, entretanto, a utilização dessas novas funcionalidades ainda é muito baixa. Entre mais de 10,8 milhões de eventos analisados nas Secretarias Estaduais da Fazenda, apenas 0,04% estavam relacionados aos novos procedimentos previstos pela reforma.

Quais empresas podem ser mais afetadas?

Embora qualquer organização esteja sujeita às novas regras, alguns segmentos tendem a sentir impactos maiores.

Entre eles:

• indústrias;
• distribuidores;
• atacadistas;
• varejistas;
• empresas de logística;
• prestadores de serviços com grande volume de compras.

Negócios que trabalham com milhares de notas fiscais por mês terão maior necessidade de automatizar conferências e revisar processos internos.

Como se preparar para evitar prejuízos?

Especialistas recomendam que as empresas iniciem a adaptação antes da obrigatoriedade plena das novas regras.

Entre as principais medidas estão:

Revisar sistemas fiscais

Softwares de gestão precisam estar preparados para emitir e validar corretamente os novos campos exigidos.

Capacitar equipes

Contadores, analistas fiscais e profissionais do setor financeiro devem conhecer as novas regras da CBS e do IBS.

Avaliar fornecedores

Empresas podem estabelecer processos de auditoria para verificar se seus fornecedores estão emitindo documentos corretamente.

Automatizar conferências

Ferramentas de validação automática ajudam a identificar erros antes da escrituração fiscal, reduzindo retrabalho e riscos financeiros.

A tecnologia será uma aliada

Com o aumento da complexidade operacional durante o período de transição, cresce também a importância da automação fiscal.

Soluções baseadas em inteligência artificial e análise de dados já conseguem:

• identificar inconsistências em notas fiscais;
• validar cálculos automaticamente;
• cruzar informações com bases oficiais;
• reduzir falhas humanas.

Essas tecnologias tendem a ganhar espaço à medida que a Reforma Tributária avança.

O período de transição exige planejamento

A implementação do novo sistema será gradual.

Durante alguns anos, empresas precisarão conviver simultaneamente com o modelo atual e as novas regras, aumentando a complexidade das rotinas fiscais.

Por isso, especialistas recomendam utilizar a fase de testes para corrigir processos internos, revisar cadastros e treinar equipes, evitando problemas quando a utilização dos novos tributos se tornar obrigatória.

Conclusão

A Reforma Tributária promete simplificar o sistema de tributação sobre o consumo, mas também elevará o nível de exigência na gestão das informações fiscais. O estudo que identificou falhas em 66,2% das notas fiscais eletrônicas mostra que muitas empresas ainda não estão preparadas para o novo cenário, no qual erros de preenchimento poderão comprometer diretamente o aproveitamento de créditos tributários e impactar o caixa das organizações.

Investir em tecnologia, revisar processos internos, capacitar equipes e acompanhar a adaptação dos fornecedores será fundamental para reduzir riscos durante a transição. Empresas que iniciarem esse trabalho desde já estarão mais preparadas para aproveitar os benefícios do novo sistema tributário e evitar perdas decorrentes de falhas operacionais.