Reforma tributária muda NF-e e NFC-e: veja como preencher os novos campos

Essa mudança sinaliza o começo de um longo período de transição e exige que os contribuintes compreendam detalhadamente o novo arcabouço legal. A IOB, referência no mercado, preparou um guia completo para auxiliar as empresas a navegarem por estas novas exigências, esclarecendo as dúvidas mais comuns sobre a inclusão dos campos de IBS e CBS nas notas fiscais. É um momento crucial para o planejamento fiscal e a adaptação dos sistemas de emissão de notas fiscais para garantir a conformidade legal.

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Obrigatoriedade gradual: o que muda em 2025 e 2026

Apesar da proximidade do marco inicial de 2026, é fundamental que as empresas compreendam as regras de transição. O cronograma de obrigatoriedade do preenchimento dos novos campos é gradual e varia conforme o regime tributário da empresa. Este planejamento escalonado visa dar tempo para que os softwares e os processos internos sejam adaptados de forma segura e eficaz.

Regras para Lucro Real e Lucro Presumido

As empresas enquadradas nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido têm um cronograma de adaptação mais imediato. Em 2025, o preenchimento dos campos relacionados ao IBS, CBS e ao Imposto Seletivo (IS) nas NF-e e NFC-e é estritamente opcional. As informações relativas a esses novos tributos só serão validadas pelo sistema se, de fato, os campos forem preenchidos. Isso permite que as empresas realizem testes e ajustes em seus sistemas sem a pressão da obrigatoriedade.

A partir de 1º de janeiro de 2026, no entanto, a situação muda drasticamente. As novas regras de validação referentes à tributação do IBS e da CBS serão aplicadas de forma obrigatória. Dessa forma, as empresas do Lucro Real e Lucro Presumido devem estar totalmente preparadas, pois o preenchimento dos novos campos será mandatório para a correta emissão da nota fiscal e para a conformidade com a Reforma Tributária. A não adaptação pode resultar em rejeição do documento fiscal e prejuízos operacionais.

O cronograma para o Simples Nacional

O regime do Simples Nacional, que engloba a maioria das micro e pequenas empresas brasileiras, possui um período de adaptação mais estendido, mas não deve ignorar as mudanças. As empresas do Simples Nacional só estarão integralmente obrigadas ao preenchimento dos novos campos, que envolvem o recolhimento do IBS e da CBS, a partir de 2027. Este prazo visa proteger o business menor da complexidade da transição e dos custos iniciais de adaptação de software.

Exceções e o cenário de 2026

Mesmo com a obrigatoriedade postergada para 2027, as empresas do Simples Nacional precisam estar atentas a possíveis exceções já em 2026. Embora estejam excluídas do teste geral das alíquotas de IBS e CBS neste ano, pode haver situações específicas que exigirão o destaque dos novos tributos.

Um cenário provável é a obrigatoriedade de destacar o IBS e o CBS nas notas fiscais de devolução de mercadorias. Isso ocorreria quando o documento original de aquisição, emitido por uma empresa do Lucro Real ou Presumido, já contiver o destaque desses novos impostos. Alguns Estados, como o Ceará e Rondônia, já sinalizaram a intenção de exigir o destaque dos novos tributos das empresas do Simples Nacional nessas operações de devolução. Essa exigência se baseia na interpretação da atual legislação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), mas ainda carece de norma específica que regulamente o procedimento em relação ao IBS e CBS.

A inclusão dos novos tributos no valor total da nota

Uma das maiores fontes de confusão para os contribuintes é como os valores referentes ao IBS, CBS e IS deverão compor o valor total da nota fiscal. O preenchimento da NF-e e NFC-e deve ser feito com extremo rigor técnico para evitar a rejeição do documento e garantir a correta apuração dos tributos.

Nota Técnica 2025.002 e a regra de 2026

Para endereçar essa dúvida crucial, o governo federal publicou a Nota Técnica 2025.002. Desde sua primeira versão, o documento estabeleceu uma exceção clara e objetiva para o ano de 2026. A nota técnica determina que os valores relativos ao IBS, CBS e IS não devem ser somados na totalização do item da nota fiscal.

Esta diretriz é crítica e está atrelada à regra de rejeição 1105 do sistema validador. Se o contribuinte tentar incluir os valores de IBS, CBS ou IS no total do item da nota fiscal em 2026, a nota será rejeitada. Portanto, em 2026, apenas o cálculo dos novos tributos será obrigatório (para Lucro Real/Presumido), mas o valor final do documento fiscal não deve ser impactado por eles, pois o sistema ainda está em fase de transição e adaptação.

A importância da IOB na orientação

A IOB tem reforçado consistentemente a importância de compreender o caráter opcional do preenchimento dos novos campos em 2025, transformando-se em obrigatório apenas a partir de 2026 para as empresas dos regimes Lucro Real e Lucro Presumido. A correta interpretação da Nota Técnica 2025.002 é vital para o sucesso da transição e a manutenção da conformidade fiscal.

A complexidade dos novos campos e a adaptação de sistemas

A introdução do IBS e da CBS não se resume a apenas adicionar dois novos valores à nota fiscal. A Reforma Tributária exige uma série de novos campos na NF-e e NFC-e para detalhar a tributação, refletindo a estrutura do novo Imposto sobre Valor Agregado (IVA) brasileiro.

Detalhamento técnico dos novos campos

Os novos campos na nota fiscal devem contemplar informações cruciais para a apuração dos tributos e o direito ao crédito fiscal, que é uma das bases do IVA. Isso inclui:

• Identificação do Tributo: Campos específicos para discriminar o valor do IBS e da CBS individualmente.
• Alíquotas Aplicáveis: Espaço para informar a alíquota de referência e a alíquota efetiva. As alíquotas serão progressivamente testadas, a partir de 2026, com valores reduzidos, exigindo um preenchimento preciso.
• Base de Cálculo: Campos para detalhar a base de cálculo de cada tributo, considerando as possíveis exclusões e reduções previstas na nova legislação.
• Código de Situação Tributária (CST) do IVA: Um novo código será implementado para substituir os atuais CSTs de ICMS, Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e Programa de Integração Social (PIS). Este novo código será essencial para a correta identificação da operação e do tratamento fiscal.

A complexidade desses novos campos obriga as empresas desenvolvedoras de software a reestruturarem seus sistemas de ponta a ponta. A adaptação não é apenas estética, mas fundamentalmente técnica, afetando a forma como os dados são calculados, armazenados e transmitidos aos órgãos fiscais.

O papel da tecnologia na transição

A transição da Reforma Tributária é, em grande parte, uma questão de tecnologia. O sucesso da adaptação das empresas depende diretamente:

1. Da atualização dos sistemas ERPs e emissores de notas fiscais: Garantir que os softwares consigam processar e calcular corretamente o IBS e a CBS de acordo com as regras de validação da Nota Técnica 2025.002.
2. Da integração com a Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil (RFB) e o Comitê Gestor do Imposto sobre Bens e Serviços (CG-IBS): Os sistemas precisarão interagir com as novas plataformas de administração dos tributos.
3. Da capacitação de pessoal: Equipes de TI, financeiro e fiscal devem ser treinadas para entender a lógica do IVA e como ele se reflete no preenchimento da nota fiscal.

A relevância do Imposto Seletivo (IS) na nota fiscal

Embora o foco principal da transição em 2026 esteja no IBS e CBS, o Imposto Seletivo (IS) também terá seu espaço na NF-e e NFC-e. O IS incidirá sobre bens e serviços que se deseja desestimular o consumo, como tabaco, bebidas alcoólicas e veículos, e será de competência federal.

Destacando o IS

Para os produtos sujeitos ao IS, o preenchimento da nota fiscal exigirá campos específicos para o cálculo e destaque deste imposto. Assim como o IBS e a CBS, as regras iniciais de validação para o IS em 2026 seguirão a Nota Técnica 2025.002, garantindo que a informação seja registrada, mas sem impactar o valor total da nota de forma imediata. O cálculo do IS é complexo e deve considerar as particularidades de cada setor, exigindo atenção redobrada das empresas produtoras e comercializadoras desses bens.

Riscos da desinformação e não conformidade

A fase de transição da Reforma Tributária é sensível, e a desinformação ou a não conformidade com as novas regras de preenchimento da nota fiscal pode acarretar sérios riscos para as empresas, independentemente do seu regime tributário.

Penalidades e multas

O preenchimento incorreto de uma NF-e ou NFC-e pode levar à rejeição do documento, interrompendo o fluxo de negócios e a entrega de mercadorias. Mais gravemente, a emissão de notas fiscais com informações tributárias erradas pode ser interpretada como infração fiscal. Isso pode gerar multas pesadas, que variam de acordo com a legislação estadual e federal, além de comprometer o direito ao crédito de IBS e CBS para o destinatário da nota.

Impacto na cadeia produtiva

A nota fiscal é o elo principal na cadeia de apuração do IVA. Se uma empresa emite uma nota com erros no destaque do IBS ou CBS, ela prejudica a empresa seguinte na cadeia (o comprador), que pode ter seu direito ao crédito negado pelos órgãos fiscais. Isso gera um passivo tributário para o comprador e deteriora a relação de negócios entre as partes. Por isso, a correta adaptação dos sistemas de NF-e e NFC-e é uma responsabilidade compartilhada que afeta toda a economia.

A Reforma Tributária e as consequentes mudanças no preenchimento da NF-e e NFC-e com os novos campos de IBS, CBS e IS representam um marco na história fiscal brasileira. O prazo de 1º de janeiro de 2026 é o divisor de águas para as empresas dos regimes Lucro Real e Lucro Presumido, que passam a ter a obrigatoriedade de demonstrar os novos tributos em suas notas fiscais, ainda que sem impacto na totalização imediata. Já as empresas do Simples Nacional ganham um fôlego até 2027, mas não podem negligenciar as exceções, como nas operações de devolução. A orientação de especialistas, como a IOB, e a adaptação tempestiva dos sistemas de tecnologia são inegociáveis. 

Para enfrentar esta complexa transição, a palavra de ordem é preparação, garantindo a conformidade e a fluidez das operações comerciais e evitando riscos fiscais desnecessários. O futuro da tributação no Brasil começa agora, e a precisão no preenchimento da nota fiscal é a chave para o sucesso desta jornada.

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