Receita Federal envia alerta sobre entrega de PGDAS-D e Defis

As alterações estão previstas na Lei Complementar nº 214/2025, aprovada no contexto da reforma tributária, e regulamentadas pela Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 183/2025. O novo regramento modifica de forma relevante o momento em que a penalidade começa a ser aplicada e os critérios utilizados para o cálculo das multas, tornando o descumprimento de prazos mais oneroso e imediato para o contribuinte.

Segundo a Receita Federal, o objetivo das novas normas é reforçar a conformidade tributária, estimular a regularidade fiscal e ampliar a previsibilidade das consequências para quem deixa de cumprir obrigações acessórias dentro dos prazos legais. Na prática, empresas que hoje contam com uma janela maior antes da incidência de multa precisarão redobrar a atenção a partir de 2026.

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Conformidade tributária ganha peso com a reforma

A reforma tributária trouxe mudanças estruturais no sistema de arrecadação, mas também reforçou mecanismos de controle e fiscalização. No caso do Simples Nacional, a Receita Federal avalia que havia distorções no modelo atual de penalidades, especialmente no PGDAS-D, em que a multa demorava meses para começar a ser aplicada.

Com a nova legislação, a lógica muda: o atraso passa a gerar penalidade praticamente imediata. A medida busca induzir o comportamento preventivo, evitando que empresas acumulem omissões por longos períodos e só regularizem a situação quando notificadas pelo Fisco.

De acordo com o órgão, a entrega tempestiva das declarações não é apenas uma formalidade burocrática. Ela impacta diretamente a arrecadação, o controle fiscal e a própria segurança jurídica das empresas, que ficam mais expostas a autuações, restrições cadastrais e dificuldades para obter certidões negativas quando deixam de cumprir essas obrigações.

O que muda na multa do PGDAS-D

A principal alteração promovida pela Lei Complementar nº 214/2025 está no cálculo da Multa por Atraso na Entrega da Declaração (MAED) do PGDAS-D, documento mensal que consolida a receita bruta da empresa e calcula os tributos devidos no Simples Nacional.

Regra vigente até 2025

Até o fim de 2025, a legislação estabelece que a multa só começa a ser cobrada a partir do quarto mês do ano-calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores. Na prática, isso cria um intervalo relativamente longo entre o atraso e a efetiva penalização.

Esse modelo, embora tenha facilitado a regularização tardia para muitos contribuintes, também estimulou a postergação da entrega das declarações, já que não havia impacto financeiro imediato em caso de atraso.

Regra válida a partir de 2026

Com a entrada em vigor das novas normas, o cenário muda de forma significativa:

• O início da multa passa a ser o dia seguinte ao vencimento da declaração
• O prazo para entrega do PGDAS-D continua sendo até o dia 20 do mês subsequente àquele em que a receita foi auferida

Isso significa que qualquer atraso, ainda que de poucos dias, já será suficiente para gerar multa. A Receita Federal também esclareceu que, a partir de 2026, todas as declarações entregues fora do prazo, inclusive referentes a períodos anteriores, terão a penalidade calculada conforme o novo critério.

Esse ponto merece atenção especial, pois contribuintes que mantêm PGDAS-D em atraso de anos anteriores podem ser impactados por multas mais elevadas se não regularizarem a situação antes da virada do ano.

Impactos práticos para micro e pequenas empresas

A mudança no termo inicial da multa altera a dinâmica de gestão fiscal das empresas do Simples Nacional. Escritórios de contabilidade e empresários precisarão adotar controles mais rigorosos para evitar atrasos, especialmente em meses de menor movimento ou em situações de transição contábil.

Além do impacto financeiro direto da multa, o atraso no PGDAS-D pode gerar outros efeitos negativos, como inconsistências cadastrais, impedimentos para parcelamentos e dificuldades na obtenção de financiamentos e linhas de crédito que exigem regularidade fiscal.

Ajustes nas penalidades da Defis

A Resolução CGSN nº 183/2025 também trouxe ajustes importantes relacionados à Defis, declaração anual que reúne informações socioeconômicas e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional.

Embora a Defis não envolva pagamento direto de tributos, seu papel informativo é essencial para o cruzamento de dados pela Receita Federal. Por isso, o descumprimento dos prazos ou o envio de informações incorretas continua sujeito a penalidades.

Prazos e valores de multa da Defis

As regras permanecem claras quanto aos prazos e às penalidades aplicáveis:

• Prazo de entrega: até 31 de março do ano-calendário subsequente
• Multa por atraso: 2% ao mês-calendário ou fração
• Multa por informações incorretas ou omitidas: R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas

A multa mínima pela entrega em atraso segue os critérios previstos na Lei Complementar nº 123, de 2006, com as atualizações introduzidas pela legislação mais recente.

Entrega espontânea garante redução de 50% da multa

Um ponto positivo mantido pela Receita Federal é o incentivo à autorregularização. Tanto no caso do PGDAS-D quanto da Defis, as multas podem ser reduzidas em 50% quando a declaração for apresentada espontaneamente após o prazo legal, desde que não tenha sido iniciado nenhum procedimento de ofício pela fiscalização.

Esse mecanismo busca reduzir a litigiosidade, evitar autuações desnecessárias e estimular que o próprio contribuinte corrija suas pendências antes de qualquer notificação formal. Na prática, quanto mais cedo a regularização ocorrer, menor tende a ser o impacto financeiro.

Como consultar omissões no PGDAS-D e na Defis

Para facilitar a regularização, a Receita Federal orienta que os contribuintes verifiquem periodicamente se há omissões de declarações por meio dos canais oficiais.

Consulta pelo Portal e-CAC

O Portal e-CAC permite uma visão consolidada da situação fiscal da empresa. O acesso pode ser feito com conta Gov.br ou certificado digital. Após o login, o caminho indicado é:

• Menu “Certidões e Situação Fiscal”
• Opção “Consulta Pendências – Situação Fiscal”

O sistema gera o Diagnóstico Fiscal, relatório que lista todas as pendências existentes, incluindo omissões do PGDAS-D e da Defis.

Consulta pelo Portal do Simples Nacional

O Portal do Simples Nacional também oferece acesso direto às declarações.

PGDAS-D

No ambiente do portal, o contribuinte deve acessar:

• Simples Serviços
• Cálculo e Declaração
• PGDAS-D e DEFIS 2018

Dentro do sistema, é possível:

• Consultar períodos omissos em “Declaração Mensal” > “Consultar Declarações”
• Preencher ou retificar declarações em “Declarar/Retificar”

Defis

No menu lateral esquerdo do portal, há opção específica para a Defis. Nela, o contribuinte pode consultar o status das declarações por ano-calendário e transmitir aquelas que ainda não foram entregues.

Base legal das novas regras

As mudanças nas multas por atraso na entrega do PGDAS-D e da Defis têm respaldo nos seguintes atos normativos:

• Lei Complementar nº 214/2025
• Resolução CGSN nº 183/2025

Ambos os instrumentos integram o pacote de ajustes trazidos pela reforma tributária e reforçam a diretriz de maior rigor no cumprimento das obrigações acessórias.

Atenção redobrada antes de 2026

Com a proximidade da entrada em vigor das novas regras, a Receita Federal recomenda que os contribuintes do Simples Nacional revisem sua situação fiscal o quanto antes. Regularizar omissões ainda sob as regras atuais pode significar economia relevante e evitar penalidades mais imediatas e severas a partir de janeiro de 2026.

A adoção de medidas preventivas, como a revisão periódica das declarações e o acompanhamento constante dos prazos, contribui para maior previsibilidade, segurança jurídica e estabilidade financeira das empresas enquadradas no regime simplificado.

Ao transformar o atraso em um evento de impacto quase imediato, o Fisco sinaliza que a regularidade fiscal passa a ser um elemento central na relação entre Estado e contribuinte no novo cenário tributário brasileiro.

Imagem: Reprodução/Seu Crédito Digital

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