Receita Federal fixa prazo para declaração obrigatória das empresas

A ECF é uma das principais obrigações acessórias do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e reúne informações contábeis e fiscais utilizadas pela Receita Federal para apurar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Assim como a declaração do Imposto de Renda é essencial para pessoas físicas, a ECF desempenha papel semelhante para empresas. O envio incorreto, incompleto ou fora do prazo pode gerar multas significativas e até aumentar o risco de fiscalização.

Neste guia, você confere quem deve entregar a ECF, quais documentos são necessários, como funciona o preenchimento, as regras para retificação e as penalidades previstas na legislação.

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Empresas já se preparam para entrega da ECF 2026

O que é a ECF?

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é uma obrigação acessória instituída pela Receita Federal dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Seu principal objetivo é consolidar as informações fiscais e contábeis das empresas para permitir a correta apuração de dois tributos federais:

• Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ);
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Além de substituir antigas declarações fiscais, a ECF permite à Receita cruzar dados enviados em outras obrigações acessórias, aumentando o controle sobre a arrecadação tributária.

Qual é o prazo da ECF em 2026?

O prazo final para transmissão da ECF referente ao ano-calendário de 2025 é 31 de julho de 2026.

A regra geral determina que a escrituração seja enviada até o último dia útil de julho do ano seguinte ao exercício fiscal.

Em outras palavras:

• Ano-calendário: 2025;
• Entrega da ECF: até 31 de julho de 2026.

Cumprir esse prazo evita multas e problemas fiscais junto à Receita Federal.

Quem é obrigado a entregar a ECF?

A obrigatoriedade alcança praticamente todas as pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado.

Devem apresentar a ECF:

• empresas do Lucro Real;
• empresas do Lucro Presumido;
• empresas tributadas pelo Lucro Arbitrado;
• cooperativas;
• empresas públicas;
• sociedades de economia mista;
• entidades imunes;
• entidades isentas, quando obrigadas pela legislação.

Segundo especialistas tributários, entregar corretamente a escrituração é essencial para evitar autuações e inconsistências perante o Fisco.

Quem está dispensado?

Nem todas as empresas precisam apresentar a ECF.

Estão dispensados:

• Microempreendedores Individuais (MEIs);
• empresas optantes pelo Simples Nacional;
• órgãos públicos;
• autarquias;
• fundações públicas;
• empresas inativas durante todo o ano-calendário.

No caso das empresas do Simples Nacional, a principal obrigação anual é a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), cujo prazo de entrega ocorre normalmente em março.

Existem exceções ao prazo?

Sim.

Algumas situações possuem regras próprias.

Empresas abertas durante o ano

Quem constituiu uma empresa ao longo de 2025 deverá informar apenas o período compreendido entre a abertura do CNPJ e o encerramento daquele ano-calendário.

Extinção, incorporação, fusão ou cisão

Quando ocorre reorganização societária, os prazos mudam conforme a data do evento.

Se a operação ocorrer:

• entre janeiro e abril: a entrega deverá ocorrer até o último dia útil de julho do mesmo ano;
• entre maio e dezembro: a ECF deverá ser transmitida até o último dia útil do terceiro mês subsequente ao evento.

Quais documentos são necessários?

Ter a documentação organizada reduz significativamente o risco de erros.

Normalmente são utilizados:

• dados cadastrais da empresa;
• informações dos responsáveis legais;
• regime tributário;
• Escrituração Contábil Digital (ECD), quando obrigatória;
• balanço patrimonial;
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
• balancetes;
• razão contábil;
• plano de contas da empresa;
• plano de contas referencial;
• controles do e-Lalur;
• controles do e-Lacs;
• demonstrativos de prejuízo fiscal;
• base negativa da CSLL;
• apuração do IRPJ;
• apuração da CSLL;
• receitas;
• despesas;
• custos;
• retenções;
• incentivos fiscais;
• deduções;
• pagamentos de tributos.

Onde encontrar essas informações?

Grande parte dos dados costuma estar disponível no sistema contábil utilizado pela empresa ou pelo escritório de contabilidade.

Outras informações podem ser obtidas em:

• Portal e-CAC da Receita Federal;
• DARFs pagos;
• DCTF;
• extratos bancários;
• informes financeiros;
• controles internos da empresa.

Quanto melhor organizada estiver a documentação ao longo do ano, mais simples será elaborar a escrituração.

Qual a importância da ECD antes da ECF?

Especialistas recomendam que empresas obrigadas à Escrituração Contábil Digital (ECD) transmitam esse documento antes da ECF.

Isso acontece porque o programa da Receita Federal importa automaticamente diversos dados da ECD, reduzindo retrabalho e diminuindo inconsistências.

Quem deve entregar a ECD?

A ECD é obrigatória para:

• todas as empresas tributadas pelo Lucro Real;
• determinadas empresas do Lucro Presumido que distribuíram lucros isentos acima da base de cálculo do imposto.

Quando a ECD está corretamente transmitida, boa parte da estrutura da ECF já é preenchida automaticamente.

Como preencher a ECF?

O preenchimento é realizado por meio do Programa da Escrituração Contábil Fiscal, disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal no portal do Sped.

Após instalar o programa, o contribuinte pode:

1. criar uma nova escrituração;
2. importar arquivos gerados pelo sistema contábil;
3. recuperar automaticamente dados da ECD;
4. revisar informações cadastrais;
5. conferir o enquadramento tributário;
6. validar o plano de contas;
7. preencher ou revisar os registros fiscais;
8. executar a validação do arquivo;
9. corrigir possíveis inconsistências;
10. assinar digitalmente;
11. transmitir a escrituração;
12. guardar o recibo de entrega.

O que é o plano de contas referencial?

Cada empresa possui seu próprio plano de contas para organizar receitas, despesas, ativos e passivos.

Como cada organização utiliza estruturas diferentes, a Receita Federal criou o chamado plano de contas referencial.

Ele funciona como um padrão nacional que permite ao Fisco comparar informações entre milhares de empresas diferentes.

Por isso, durante a elaboração da ECF é necessário vincular as contas internas da empresa às contas referenciais previstas pela Receita.

Posso corrigir uma ECF enviada?

Sim.

Caso seja identificado qualquer erro após o envio, é possível transmitir uma ECF retificadora.

A nova escrituração substitui integralmente a anterior e pode ser apresentada dentro do prazo legal previsto pela legislação tributária.

Os efeitos dependem da alteração realizada.

Quando o imposto aumenta

Se a correção resultar em aumento do IRPJ ou da CSLL, será necessário recolher a diferença acrescida de juros e multa.

Quando o imposto diminui

Se a empresa pagou tributos a maior, poderá avaliar a possibilidade de solicitar restituição ou utilizar o crédito em compensações futuras, conforme as regras da Receita Federal.

Atenção para empresas obrigadas à ECD

Se a empresa transmitir posteriormente uma ECD substituta, normalmente será necessário também retificar a ECF para manter a consistência entre os dois arquivos.

Quais são as multas por atraso?

O atraso na entrega pode gerar penalidades relevantes.

As multas variam conforme o regime tributário, o porte da empresa e a natureza da infração.

Entre as principais penalidades estão:

Empresas obrigadas ao e-Lalur e ao e-Lacs

Pode ser aplicada multa de 0,25% por mês sobre o lucro líquido antes do IRPJ e da CSLL, limitada aos percentuais e tetos previstos na legislação.

Informações incorretas ou omitidas

Quando houver omissões, inexatidões ou informações incorretas, a legislação prevê multa de 3% sobre os valores omitidos ou incorretos, observados os limites legais.

Demais empresas

Nos demais casos, também podem ser aplicadas multas específicas por atraso na entrega ou por descumprimento das obrigações acessórias.

Como evitar problemas com a Receita Federal

Algumas medidas ajudam a reduzir riscos durante a entrega da ECF:

• manter a escrituração contábil atualizada durante todo o ano;
• transmitir a ECD antes da ECF, quando obrigatória;
• revisar cuidadosamente os dados cadastrais;
• conferir saldos contábeis e fiscais;
• validar o arquivo antes do envio;
• guardar o recibo de transmissão;
• corrigir rapidamente eventuais inconsistências por meio de declaração retificadora.

Imagem: Reprodução/Seu Crédito Digital