Microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços terão de se adaptar a uma nova forma de emissão da Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e). A mudança determina o uso do Emissor Nacional da NFS-e e busca padronizar o procedimento em todo o país.
A regra inicialmente estava prevista para entrar em vigor em 1º de setembro de 2026, mas o Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) prorrogou o prazo. Com a Resolução CGSN nº 191/2026, publicada em agosto, a obrigatoriedade passou para 1º de novembro de 2026.
A alteração interessa principalmente a empresas que hoje utilizam plataformas próprias das prefeituras para emitir notas de serviços. A partir da nova data, as ME e EPP enquadradas no Simples deverão utilizar o ambiente nacional, seja diretamente pela internet, seja por integração tecnológica.
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O que muda na emissão da NFS-e
Até agora, muitos prestadores de serviços precisavam lidar com sistemas definidos individualmente pelos municípios. Isso podia representar uma dificuldade adicional para empresas que atendem clientes em diferentes cidades.
Com a mudança, o Emissor Nacional passa a ser o ambiente obrigatório para a emissão das NFS-e das ME e EPP optantes pelo Simples Nacional que estejam sujeitas à emissão do documento.
O sistema pode ser utilizado pelo portal eletrônico ou por meio de integração via API. A Receita Federal explica que a NFS-e de padrão nacional formaliza a prestação de serviços e possui validade jurídica em todo o território nacional.
Quem precisa se preparar
A obrigatoriedade alcança as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços sujeitos à emissão de NFS-e.
Um exemplo é uma pequena agência de marketing que presta serviços para clientes de diferentes municípios. Em vez de depender de plataformas municipais distintas, a empresa deverá emitir suas notas pelo ambiente nacional a partir de novembro.
O mesmo cuidado vale para escritórios de contabilidade, empresas de tecnologia, consultorias, profissionais organizados como pessoas jurídicas e outros negócios enquadrados no regime simplificado.
A regra não deve ser confundida com a obrigação já existente para o MEI prestador de serviços. Para esse grupo, a NFS-e de padrão nacional já é obrigatória desde setembro de 2023.
Por que o prazo foi adiado para novembro
A prorrogação foi feita pelo próprio CGSN para permitir mais tempo de adaptação aos contribuintes, municípios e sistemas tecnológicos.
Segundo o Portal da NFS-e, o novo prazo também pretende permitir que empresas realizem testes de integração e se familiarizem com as ferramentas disponibilizadas pelo sistema nacional.
Assim, a data de 1º de setembro, que aparece em diversos comunicados e materiais publicados anteriormente, não é mais a referência para as ME e EPP do Simples Nacional. O prazo atualmente vigente é 1º de novembro de 2026.
Como a empresa pode emitir a nota
Existem duas formas principais de utilização do sistema nacional. A primeira é pelo emissor disponibilizado na internet, indicado para empresas que realizam poucas emissões ou preferem lançar manualmente cada documento.
A segunda possibilidade é a integração por API. Nesse modelo, o sistema de gestão utilizado pela empresa pode se comunicar com o ambiente nacional para transmitir os dados necessários à emissão das notas.
Essa alternativa tende a ser especialmente relevante para negócios que emitem grande quantidade de documentos, pois permite automatizar parte do processo e reduzir lançamentos manuais.
Antes da mudança, empresas que utilizam softwares próprios ou sistemas de terceiros devem verificar com o fornecedor se a integração com o ambiente nacional está disponível e devidamente configurada.
O que acontece com as operações de mercadorias
A nova obrigação trata da NFS-e, documento relacionado à prestação de serviços. Portanto, ela não deve ser confundida com a documentação fiscal utilizada para operações envolvendo circulação de mercadorias.
Uma loja do Simples Nacional que vende produtos, por exemplo, continua sujeita às regras aplicáveis aos documentos fiscais de mercadorias e à legislação estadual correspondente.
Já uma empresa que presta serviços deverá observar as regras específicas da NFS-e e a migração para o ambiente nacional quando a obrigação alcançar sua atividade.
Essa distinção é importante para evitar que o empresário interprete a mudança como uma substituição de todos os documentos fiscais utilizados pela empresa.
O que muda para quem trabalha com vários municípios
Um dos principais efeitos esperados é a redução da necessidade de conhecer diferentes plataformas municipais.
Uma empresa de manutenção predial que atende clientes em várias cidades, por exemplo, pode atualmente precisar lidar com procedimentos distintos para emissão de notas. Com o padrão nacional, o ambiente de emissão passa a ser centralizado para as empresas abrangidas pela regra.
Isso não significa, entretanto, que todas as obrigações municipais desapareçam. Tributos, escrituração e procedimentos locais podem continuar sujeitos a regras específicas, conforme a legislação e a estrutura adotada por cada município.
Por isso, a mudança deve ser vista principalmente como uma padronização do ambiente de emissão da NFS-e, e não como o fim de todas as obrigações fiscais municipais.
Relação com a reforma tributária
A padronização da NFS-e também ocorre em um momento de transformação do sistema tributário brasileiro.
O CGSN vem atualizando as regras do Simples Nacional para adequá-las à Reforma Tributária do Consumo, incluindo a regulamentação relacionada ao IBS e à CBS. A Receita Federal informou que essas mudanças terão etapas específicas a partir de 2027.
Para 2026, porém, é importante separar os assuntos. A obrigação de utilizar o Emissor Nacional da NFS-e começa para ME e EPP do Simples em 1º de novembro, enquanto as regras relacionadas ao IBS e à CBS para optantes do regime produzem efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027, conforme a regulamentação divulgada pelo governo.
Imagem: Reprodução/Seu Crédito Digital