Reforma já começa a cobrar ajustes de empresas fora do Simples — confira os passos essenciais

O novo modelo estabelece uma transição gradual, marcada pela extinção progressiva de tributos tradicionais como PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI. Em seu lugar, passa a ser estruturado o chamado IVA dual brasileiro, composto pela Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal, e pelo Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), gerido por estados e municípios.

Essa mudança não ocorre de forma abrupta, mas exige desde já uma preparação técnica rigorosa. Especialistas alertam que ignorar esse momento inicial pode gerar riscos significativos no futuro, inclusive multas, perda de créditos tributários e insegurança jurídica.

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Impacto inicial da Reforma Tributária não é financeiro, mas estrutural

Ao contrário do que muitos empresários imaginam, o primeiro impacto da Reforma Tributária não está diretamente relacionado ao aumento ou redução da carga tributária. O maior desafio, neste momento, é estrutural.

Empresas, contadores e departamentos jurídicos precisam lidar com um período de convivência entre dois sistemas tributários distintos: o modelo atual, ainda vigente, e o novo sistema do IVA dual, que passa a ser testado e implementado de forma gradual.

Essa sobreposição cria um ambiente complexo, que exige atenção redobrada à correta classificação fiscal, à emissão de documentos e ao cumprimento de obrigações acessórias. Erros nesse estágio inicial podem se transformar em problemas relevantes nos próximos anos da transição.

Empresas fora do Simples Nacional precisam agir imediatamente

As empresas enquadradas fora do Simples Nacional estão no centro das mudanças mais imediatas. Desde janeiro de 2026, essas organizações já devem iniciar uma série de ajustes internos para se adequar às exigências do novo modelo tributário.

Embora a CBS e o IBS ainda não estejam plenamente exigíveis em termos financeiros, a estrutura operacional já precisa estar preparada para suportar o novo sistema. Isso envolve desde a revisão de cadastros até a atualização de sistemas tecnológicos e a reavaliação de contratos comerciais.

A seguir, destacamos os principais ajustes que devem ser realizados com urgência.

Revisão de cadastros fiscais se torna prioridade em 2026

Correção de dados de produtos e serviços

A revisão dos cadastros fiscais é um dos primeiros passos indispensáveis para a adaptação ao novo modelo tributário. Empresas precisam garantir que informações relacionadas a produtos e serviços estejam corretas e atualizadas, incluindo NCM, CNAE, natureza da operação e enquadramento tributário.

No modelo do IVA dual, a precisão dessas informações será fundamental para o correto cálculo do IBS e da CBS. Qualquer inconsistência pode gerar divergências fiscais, dificultar o aproveitamento de créditos e até resultar em autuações futuras.

Atualização de dados de clientes e fornecedores

Além dos produtos e serviços, os cadastros de clientes e fornecedores também precisam passar por uma revisão minuciosa. Informações incorretas sobre regime tributário, localização ou tipo de operação podem comprometer a escrituração fiscal e gerar problemas na apuração dos novos tributos.

Nesse novo cenário, a qualidade dos dados passa a ser um fator estratégico para a saúde fiscal das empresas.

Parametrização dos sistemas ERP exige atenção técnica

Convivência entre sistemas antigos e o novo IVA

Empresas que utilizam sistemas ERP para gestão fiscal e emissão de documentos precisam adequar suas plataformas para operar em um ambiente híbrido. Durante a transição, ICMS, ISS, PIS e Cofins continuarão coexistindo com o IBS e a CBS.

Essa convivência exige parametrizações específicas, capazes de identificar corretamente cada tributo, sua base de cálculo e seu destaque nos documentos fiscais. Sistemas desatualizados ou mal configurados podem gerar erros recorrentes, afetando tanto a operação quanto a conformidade fiscal.

Riscos de falhas na emissão de documentos fiscais

Falhas na parametrização dos sistemas podem resultar em notas fiscais emitidas com informações incorretas, tributos destacados de forma inadequada ou até no descumprimento de obrigações acessórias.

Além de prejuízos operacionais, esses erros podem comprometer a credibilidade da empresa perante clientes, fornecedores e o próprio Fisco.

Mapeamento da cadeia de créditos tributários ganha relevância

Novo modelo amplia conceito de crédito financeiro

Um dos pilares do novo IVA é a ampliação do conceito de crédito tributário. O modelo prevê um sistema de crédito financeiro mais abrangente, permitindo o aproveitamento de créditos sobre uma gama maior de insumos e despesas.

No entanto, muitos critérios ainda dependem de regulamentação complementar. Mesmo assim, especialistas recomendam que as empresas não aguardem definições finais para iniciar seus levantamentos internos.

Identificação de fornecedores e insumos estratégicos

Desde já, é fundamental mapear a cadeia de fornecedores, identificar os principais insumos utilizados na operação e analisar como essas aquisições poderão impactar o aproveitamento de créditos no futuro.

Empresas que não realizarem esse mapeamento correm o risco de perder créditos relevantes, afetando sua competitividade e margem de lucro quando o novo sistema estiver plenamente implementado.

Revisão de contratos evita conflitos futuros

Cláusulas tributárias precisam ser reavaliadas

Outro ponto crítico da adaptação à Reforma Tributária está na revisão dos contratos comerciais. Muitos contratos em vigor foram elaborados com base no sistema tributário atual, prevendo cláusulas específicas sobre repasse de tributos, formação de preços e responsabilidades fiscais.

Com a mudança na lógica de tributação, essas cláusulas podem se tornar inadequadas ou até gerar conflitos entre as partes envolvidas.

Prevenção de litígios e insegurança jurídica

A revisão contratual permite antecipar problemas, ajustar expectativas e evitar litígios futuros. Empresas que negligenciarem esse aspecto podem enfrentar disputas judiciais ou comerciais decorrentes de interpretações divergentes sobre os novos tributos.

Prazo para adaptação vai até abril de 2026

Multas começam a ser aplicadas após 1º de abril

Os contribuintes têm prazo até o dia 1º de abril de 2026 para se adaptarem às novas exigências da Reforma Tributária. A prorrogação foi estabelecida pelo Comitê do Imposto sobre Bens e Serviços e pela Receita Federal, por meio do Ato Conjunto 01/2025.

Até essa data, a não inclusão do IBS e da CBS nas notas fiscais não gerará multas. A partir de abril, no entanto, as penalidades passam a ser aplicadas tanto a empresas quanto a profissionais autônomos.

Objetivo é reduzir riscos operacionais

A decisão de adiar a aplicação das multas tem como objetivo permitir que contribuintes e administrações tributárias testem e validem os novos procedimentos de apuração.

Esse período de adaptação é considerado essencial para reduzir riscos operacionais, corrigir falhas sistêmicas e promover uma transição mais segura para o novo modelo tributário.

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